Meetingtyp 5: Die Retrospektive
Das Meeting, das eure Meetings einfach besser macht.
Für die kontinuierliche Verbesserung eurer Meetingkultur empfehlen wir euch, in regelmäßigen Abständen ein zusätzliches Meeting. Und zwar dann, wenn es um eure ZusammenarbeitIgeht. Nicht um Inhalte. Sondern um euer WIE:
Wie arbeitet ihr in Meetings zusammen? Wie laufen eure Meetings ab?
Und genau das besprecht ihr in der Retro. Die Abkürzung Retro steht für Retrospektive (ein sog. „Event“ aus dem Scrum-Rahmenwerk). In regelmäßigen Abständen blickt ihr auf eure Zusammenarbeit zurück und fragt euch, wie gut ihr in den letzten Wochen in Meetings zusammengearbeitet habt. Bei diesem Rückblick könnt ihr also eine Bestandsaufnahme machen, was zu erfolgreichen oder sinnlosen Meetings geführt hat.
In kleinen, aber regelmäßigen Schritten zu einer neuen Meetingkultur
Die Retrospektive ist am effektivsten, wenn ihr sie in regelmäßigen Abständen durchführt. Alle 4 Wochen ist zu Beginn ein ganz guter Zyklus. Solltet ihr nach 2 bis 3 Retros feststellen, dass ihr euch öfter oder weniger oft treffen solltet, dann könnt ihr das Thema "Abstände zwischen den Retros" ja bei der Retro direkt mit aufnehmen.
Ladet zur Retro all eure Regelteilnehmer*innen ein. In dem Meeting geht es vor allem darum, sich von euren Sitzungsteilnehmer*innen Feedback geben zu lassen, wie die Meetings ablaufen. Dabei spielen vor allem folgende Fragen eine zentrale Rolle:
Was lief in den letzten Meetings wirklich, wirklich gut?
Was lief in den letzten Meetings nicht so gut?
Wo können wir uns verbessern und was wollen wir in den nächsten Meetings umsetzen?
Damit eure Retros zielgerichtet ablaufen, haben wir euch eine Schritt-für-Schritt-Vorlage in Mural erstellt, die ihr für eure Retros nutzen könnt. Hier gehts zum Download:
https://app.mural.co/embed/7f08003a-be16-4c5d-92f8-d816dffee6f9
Schritt 1: Check-In (Zeit: 5 Minuten)
Startet eure Meeting-Retro mit einem Check-In. Benutzt hierfür die Bildersuche in Mural, um ein Emoji zu finden, das deine Stimmung widerspiegelt, und platziert es rund um das Lagerfeuer. Gerne darf jede*r eurer Kolleg*innen in einem Satz noch wiedergeben, warum sie genau dieses Emoji gewählt haben.
Schritt 2: Was läuft gut in unseren Meetings? (Zeit: 12 Minuten)
Im ersten Schritt nimmt sich jede*r Teilnehmer*in drei Minuten Zeit für sich und notiert jeweils auf ein Post-It, welche Punkte in euren Meetings bereits gut laufen. Pro Post-It immer nur ein Thema. Stellt euch hierzu auch den Timer in Mural.
Nach den drei Minuten stellt ihr euch kurz und knapp - ohne Diskussionen - eure Post-Its vor und bildet gleichzeitig thematische Cluster. Hierfür könnt ihr ein Post-It in einer anderen Farbe wählen.
Schritt 3: Was wollen wir beibehalten? (Zeit: 3 Minuten)
Für diese Aufgabe bleibt ihr noch im zweiten Abschnitt "Was läuft gut" auf dem Mural-Board.
Nachdem ihr im ersten Schritt alle Themen herausgearbeitet habt, die aus eurer Sicht im Rahmen eurer Meetings bereits gut laufen, schnappt sich jede*r Teilnehmer*in drei schwarze Dots und platziert sie auf den Post-It's, die ihr unbedingt weiterhin so fortführen möchtet.
Die meist bepunkteten Post-Its kopiert ihr nun in das Feld "Was wollen wir beibehalten." Somit habt ihr nochmal eure bereits etablierten Erfolgsfaktoren vor Augen.
Schritt 4: Was müssen wir dringend verändern? Wo wollen wir uns verbessern? (Zeit: 15 Minuten)
Hier geht ihr genauso wie im ersten Abschnitt "Was läuft gut"vor. Jede*r Teilnehmer*in nimmt sich wieder 3 Minuten Zeit für sich und schreibt all die Punkte auf die Haftnotizen, die in euren Meetings nicht gut laufen oder unbedingt geändert werden müssen.
Stellt hierzu auch wieder den Timer. Bitte schreibt pro Haftnotiz nur ein Thema auf.
Im Anschluss stellt ihr euch gegenseitig eure Post-Its kurz und knapp ohne Diskussion vor und bildet direkt wieder thematische Cluster.
Sobald alle Teilnehmer*innen ihre Zettel vorgestellt haben, votet ihr mithilfe der grünen Punkten die Themen aus, die aus eurer Sicht am dringlichsten oder schnellsten geändert werden sollten. Jede*r Teilnehmer*in erhält drei Punkte.
Den meist gevoteten Zettel kopiert ihr in das nächste Feld "Maßnahmen".
Tipp: Bei Gruppen ab acht Personen kann es auch Sinn machen, die zwei meistgewichteten Themen parallel bearbeiten zu lassen.
Schritt 5: Konkrete Maßnahmen erarbeiten (Zeit: 10 Minuten)
Jede*r Teilnehmer*in nimmt sich diesmal 5 Minuten Zeit für sich und schreibt alle Ideen auf die Haftnotizen, die dazu beitragen, das ausgewählte Problem zu lösen. Stellt hierzu auch wieder den Timer. Bitte schreibt pro Haftnotiz nur ein Thema auf. Im Anschluss stellt ihr euch gegenseitig eure Post-Its kurz und knapp ohne Diskussion vor und bildet direkt wieder thematische Cluster. Sobald alle Teilnehmer*innen ihre Zettel vorgestellt haben, votet ihr mithilfe der Punkte die Ideen aus, die aus eurer Sicht das Problem am besten lösen werden.
Schritt 6: Konkret in die Umsetzung gehen (Zeit: 10 Minuten)
Ordnet nun alle gevoteten Ideen der Entscheidungsmatrix zu. Die Zettel werden nicht auf die Linien angebracht, sondern direkt einem Quadranten zugeordnet. Wichtig hierbei ist, dass hinter den Lösungen auch Verbindlichkeiten definiert werden, sprich: Legt fest, wer aus dem Team für die Umsetzung verantwortlich ist (Wer macht was mit wem bis wann) und sorgt dafür, dass die Lösungen direkt in euren nächsten Meetings ausprobiert werden.
7. Check-Out (Zeit: 3 Minuten)
Zum Ende der Retro holt ihr euch nochmal ein kurzes Stimmungsbild eurer Teilnehmer*innen ab, ob die Retro aus ihrer Sicht auch zielführend gewesen ist. Schnappt euch dazu einen Finger und lege ihn auf die Linie, um darzustellen, wie du dich nach der Retro fühlst.
Praxis-Tipp 1:
Seid offen und ehrlich zueinander. Verzichtet aber bitte vollständig auf gegenseitige Schuldzuweisungen. Der Blick ist nach vorne gerichtet. Retrospektiven sollen nicht der Vergangenheitsbewältigung dienen. Auf diese Weise können ihr und eure Teilnehmer*innen dazulernen und euch ständig weiter verbessern.
Praxis-Tipp 2:
Es hat sich zudem als sehr nützlich erwiesen, die Retrospektive von einer neutralen, unabhängigen Person moderieren zu lassen. Dies führt in der Regel zu sehr konstruktiven Ergebnissen. Dokumentiert eure Ergebnisse und stellt sicher, dass die festgelegten Aktivitäten auch beim nächsten Meeting umgesetzt werden.