Ein Protokoll ist für die meisten Meetings unerlässlich. Haltet darin alle im Meeting getroffenen Entscheidungen, Vereinbarungen und verteilten Aufgaben fest.
Wichtig für die Protokollerstellung: Das Protokoll muss für alle Teilnehmer*innen transparent und nachvollziehbar sein.
Nehmt euch daher nach jedem Tagesordnungspunkt eine Minute Zeit, um das Wichtigste zusammenzufassen.
Bezieht alle Besprechungsteilnehmer*innen in die Beschlussfassung mit ein. So stellt ihr sicher, dass es im Nachgang nicht zu Unklarheiten oder Missverständnissen kommt.
Alle Teamkolleg*innen sind im Info-Fluss
Zudem hilft ein Protokoll Außenstehenden oder Kolleg*innen, die nicht am Meeting teilgenommen haben, den Kontext des Meetings auch im Nachgang noch nachvollziehen zu können. Und: Ein Protokoll kann meist auch gleich die Agenda für das nächste Meeting sein.
Wir wollen euch nicht vorschreiben, wie ein Protokoll auszusehen hat oder auf welche Weise es erstellt wird. Dies hängt natürlich auch vom Kontext der Besprechung ab.
Hier ein Vorschlag: Nutzt ein einfaches (Online-) Meeting-Kanban-Board. Schreibt dafür jeden im Meeting gefassten Beschluss auf eine Haftnotiz und klebt sie in die Spalte „to do”. Wichtig ist, dass der Beschluss klar und verständlich formuliert ist. Hängt direkt daneben ein Post-It mit dem Namen derjenigen Person, die sich des "to do's" annimmt. Am besten in einer anderen Farbe. Zu guter letzt nehmt ihr noch eine Haftnotiz und schreibt darauf die Verbindlichkeit fest, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist.
Das Protokoll ist für alle Stakeholder*innen zugänglich
Im Anschluss an das Meeting verteilt ihr das Protokoll z.B. als Fotoprotokoll via Mail an alle Teilnehmer*innen oder legt es auf einem für alle zugänglichen Medium oder Sharepoint ab.
Formate wie Daily Stand-ups (siehe hierzu auch unseren Hæck Setzt auf knackige Mini-Meetings) benötigen kein Protokoll. Bei Retrospektiven allerdings ist es sinnvoll, die wesentlichen Punkte zu dokumentieren.