Lasst euren Kolleg*innen ein paar Tage vor dem Meeting Infos zukommen, die für die Zusammenarbeit im Meeting relevant sind. Das schafft euch Freiraum im Meeting und ihr startet auf der gleichen Wissensbasis.
Team Meetings effizienter gestalten
Eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die besprochen werden sollen oder ein paar Hintergrundinfos, die für die Entscheidungsfindung wichtig sind, können ein echter Gamechanger für euer Teammeeting sein. Häufig reicht ein OnePager als PDF oder eine Tabelle, auf das alle zugreifen können, um alle mit den wichtigsten Infos zu versorgen.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
+ Die Teilnehmer*innen sind schneller im Thema
+ Die Zeit der reinen Informations-Weitergabe im Meeting wird reduziert
+ Jede*r kann sich die Informationen holen, wenn es gerade gut passt (zeit- und ortsunabhängig)
+ Der einheitliche Wissensstand ermöglicht bessere fachliche Entscheidungen
Beispiele für Formate, die ihr im Vorfeld verschicken könnt:
+ Grundlagen des Themas auf einer DinA4 Seite als Onepager zusammenfassen.
+ Schaubilder, die komplexe Zusammenhänge optisch aufbereiten (z.B. Organigramme)
+ Links zu Erklärvideos (z.B. Youtube)
+ Links zu Grundlagen-Dokumenten auf eurem Laufwerk (z.B. Verträge)
+ Zusammenstellung von Presseberichten zur aktuellen Entwicklungen
(als Linksammlung oder alle Artikel in einem Doc)
Tipp aus der Praxis:
Verschickt die Informationen ca. 2-3 Tage vor dem Meeting. Wenn ihr sie zu früh verschickt, geraten sie häufig in Vergessenheit
“Ach, da hab ich noch genügend Zeit, schau ich mir irgendwann vor dem Meeting an.”
Verschickt ihr sie zu knapp vor dem Meeting, setzt ihr die Teilnehmer*innen evtl. zu stark unter Druck.
“Das soll ich jetzt auch noch lesen? Hätten sie mir auch früher schicken können.”
Außerdem sollten alle wichtigen Infos in einer einzigen Mail verschickt werden. Sonst verlieren die Teilnehmer*innen den Überblick. Als sehr hilfreich werden Zeitangaben empfunden, wie lange es z.B. dauert, den Onepager oder den Artikel zu lesen.
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