Ihr schiebt regelmäßig Meeting-Frust und habt keine Lust mehr, eure wertvolle Zeit in sinnlosen Meetings zu verbringen?
Ihr möchtet die Kreativität aller Kolleg*innen nutzen und gleichzeitig die Flut an Meetings und Terminfindungen beenden?
Wir haben ein Format für euch, das sowohl den Austausch als auch die übergreifende Zusammenarbeit in Teams - und gruppenübergreifend - ermöglicht: Das Open Space Format.
Was ist ein Open Space?
Ein Open Space ist sozusagen eine Methode der Großgruppenmoderation, um eine Art "ad-hoc-Konferenz"zu organisieren, bei der Mitarbeiter*innen "spontan" ein Programm für mehrere Räume und Zeiten erstellen. Die Methodik eignet sich für Gruppen von etwa 20 bis 2000 Teilnehmern.
Was zeichnet das Format aus: die inhaltliche Offenheit. Die Teilnehmer*innen haben die Möglichkeit, eigene Themen einzubringen und gestalten dazu je eine Arbeitsgruppe. In dieser werden mögliche Problemstellungen erbeitet, Themen diskutiert oder Ideen zu komplexen Fragestellungen gesammelt. Die Ergebnisse aus den jeweiligen Gruppen-Sessions werden am Schluss mit einem kurzen Pitch (max. drei Minuten pro Session) allen Teilnehmer*innen vorgestellt.
Durch das Open Space Format können in kurzer Zeit eine größere Anzahl von Mitarbeiter*innen gemeinsam an komplexen und übergreifenden Themen zusammenarbeiten und eine große Vielfalt von konkreten Maßnahmen produzieren.
Der Open Space kann von einer Stunde bis zu einem ganzen Tag dauern und findet in regelmäßigen Abständen (z.B. monatlich) statt.
Mit dem Open Space die Flut an unnützen Meetings reduzieren
Ein Beispiel, bei dem der Open Space mittlerweile fester Bestandteil im Arbeitsalltag, wurde, ist die Firma Sipgate aus Düsseldorf. Das Format hat sich dort so etabliert, dass es jeden zweiten Freitag stattfindet und ihm Rahmen eines "Open Fridays" abläuft.
Am "Open Friday" können die Mitarbeiter*nnen von Sipgate also das machen, was sie für die Firma am wertvollsten halten. Zusätzlich gibt es an diesem Tag einen Open Space – also eine ad-hoc Konferenz – um den Tag optimal zu nutzen. Dort wird Wissen geteilt, zusammen Probleme gelöst und Ideen gesammelt.
Das Schöne daran: Durch das Format konnten jede Menge Meetings abgelöst werden, da die meisten Themen und Probleme der Mitarbeiter*innen in einer Open-Friday-Session gelöst werden konnten.
Wie läuft ein Open Space ab?
Bei sipgate schlagen die Kolleg*innen, die ein Thema bearbeiten möchten, den Anwesenden zu Beginn in der Eröffnungsrunde Themen in Form von kurzen Pitches (max. eine Minute) vor. Sie schreiben anschließend ihr Anliegen auf ein großes Stick-Note und suchen sich im Anschluss für ihre Session einen Raum- und Zeit-Slot auf dem Programm-Board aus.
(Bildquelle: https://www.openfriday.org/openfriday-org-deutsch)
Wenn der jeweilige Zeitpunkt gekommen ist, können sich alle Interessierten in dem entsprechenden Raum treffen und das Thema gemeinsam bearbeiten. Am Ende der jeweiligen Session
Wenn der Zeit-Slot gekommen ist, versammeln sich alle am Thema Interessierten im entsprechenden Raum, um das Thema zu besprechen. Wer die Session vorgeschlagen hat, muss am Ende in der Abschlussrunde die Ergebnisse aus der jeweiligen Session in einem kurzen Ergebnis-Pitch (max. drei Minuten vorstellen).
Bei sipgate dauert das Format in der Regel von 10 bis 16 Uhr und ist für alle Mitarbeiter*innen offen. Mittlerweile nehmen an jedem Open Friday etwa zwei Drittel der Belegschaft teil. Am schwierigsten ist es für diejenigen Mitarbeiter*nnen, die beispielsweise in der Kundenbetreuung arbeiten und erreichbar sein müssen. Aber auch hierfür wurde eine Lösung gefunden: Die Kolleg*innen untereinander rotieren, um zumindest an jeden zweiten bis dritten Open Friday teilnehmen zu können.
Das Open Space als New Normal für Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens
Seit mittlerweile 2012 werden bei sipgate Open Spaces organisiert und die Ergebnisse können sich sehen lassen. Dass Format hat sich so etabliert, dass Mitarbeiter*innen aus der ganzen Firma teilnehmen – Marketing, Buchhaltung, Kundenbetreuung, User Experience, Entwickler, Admins, Geschäftsführung.
Der Open Friday hat die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens nochmal auf ein anderes Level gehoben.
So organisieren sich die Mitarbeiter*innen bei sipgate gegenseitige Hilfe über Teams und Abteilungen hinweg. Es gibt kaum noch „normale“ Meetings. Die meisten Anliegen und Probleme werden in Open Friday-Sessions behandelt, weil diese einfach zu organisieren sind und an diesem Tag sich fast alle Mitarbeiter*innen die Zeit im Kalender geblockt haben.
Das Schöne: Man muss sich keine Gedanken mehr machen, wen man eigentlich zu einem Meeting einladen müsste. Wer da ist, ist da. Wer nicht, der nicht. Die Anwesenheit am Open Space ist 100% freiwillig. Dadurch sind die Open Friday-Sessions bei sipgate viel engagierter und energiegeladener geworden als Meetings mit unwilliger Teilnahmepflicht.
Der Open Friday ist bei sipgate das New Normal, um Wissen weiterzugeben, Neues auszuprobieren, Entscheidungen zu treffen oder sich gegenseitig bei Problemen zu unterstützen. Dadurch hat sich auch das Engagement der Mitarbeiter*innen nochmal ein ganzes Stück erhöht, weil das Format es erlaubt, Sachen zu ändern, die die Mitarbeiter*nnen nicht gut finden.
Tipp aus der Praxis von sipgate:
Wenn ihr jetzt selber gerne einen Open Space ausprobieren wollt, geht das relativ einfach. Es muss ja nicht direkt regelmäßig ein ganzer Tag sein. Das geht auch viel kleiner. Kommt ja auch auf die Firmengröße an, was sinnvoll ist. Für den Anfang braucht ihr nur einen Nachmittag, ein Whiteboard, Post-Its und Marker und die Kolleg*innen, die Lust haben, mitzumachen.
Und noch ein Tipp:
Der Open Space funktioniert übrigens auch im digitalen Raum. Stellt hierfür einfach einen digitalen Hauptraum für die Themen-Pitches und die Ergebnisvorstellung bereit sowie mehrere Break-Out Sessions und ein Online-Whiteboard zur Verfügung.
Und jetzt viel Spaß beim Ausprobieren.
Noch mehr Infos findet ihr unter:
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