Häufig wird empfohlen, in Meetings unterschiedliche Rollen einzuführen: Timekeeper, Moderator*in, Protokollant*in, Fragensteller*in, Organisator*in, Energiewächter*in...
Aus unserer Sicht ist das wenig bis gar nicht praktikabel und damit einfach ein schlechter Tipp.
Die Grundidee von Rollen mag gut sein
Vor und während des Meetings gibt es viel zu tun und viel zu beachten, damit das Zusammenkommen auch wirklich effektiv ist. Die Idee, dass die Aufgaben auf mehreren Schultern verteilt wird, ist ja grundsätzlich erstmal gut. Vor allem der Aspekt, dass es überhaupt eine*n Moderator*in gibt, ist wichtig. Leider ist häufig nicht klar, wer eigentlich durchs Meeting führt. Bei der Moderator*innen-Rolle sind wir also noch voll an Bord. Die braucht es.
Meeting-Rollen sind Meta-Meta-Ebene
Die Forderung nach mehreren Rollen finden wir schwer nachvollziehbar. Teilweise werden bis zu 7 Rollen beschrieben. Interessant wird’s, wenn nur 4 oder 5 Leute überhaupt im Meeting dabei sind.
Dann wird die wertvolle Zeit erst einmal damit verbracht, Rollen zu verteilen und die Aufgaben der Rolle zu erläutern.
Aus der Meta-Meta-Ebene scheinen viele Rollen erst einmal logisch zu sein. Praktikabel sind sie allerdings nicht. Und wenn man schon so weit aus so höher Flughöhe auf das Thema schauen möchte: Aus systemischer Sicht ist es nicht ideal, wenn Menschen, die inhaltlich sehr stark im Thema drinstecken und Entscheidungen im Meeting treffen sollen, gleichzeitig die Rolle der/des kritischen Hinterfrager*in zu übernehmen. Das geht nur schwer zusammen.
Die Alltagstauglichkeit der Rollen fehlt
Sehr viele Meetings haben gar nicht so viele Teilnehmer*innen wie es Rollenbilder gibt. Und wenn so viele Leute teilnehmen, gehen bei uns schon die Alarmglocken an, ob nicht viel zu viel Leute an dem Meeting teilnehmen.
Dazu kommt noch, dass Meetings häufig adhoc einberufen werden. Wer soll da noch die Zeit finden, erst einmal Rollen zu klären, um dann erst loszulegen?
Was außerdem häufig vergessen wird: nicht jeder kann und will bestimmte Rollen ausfüllen. Aus unserer Sicht ist es dann auch keine Lösung, dass eine Person immer die kritische Hinterfrager*in mimen muss. Nur, weil sie es gut kann.
Es braucht nur eine Rolle: Die/den Moderator*in
Im Endeffekt braucht ein Meeting nur eine Rolle. Und zwar jemanden, die/der zuständig dafür , dass jede*r weiß…
…warum wir uns treffen,
…was die wichtigsten Themen sind,
…ob wir inhaltlich noch richtig unterwegs sind,
…wo wir gerade im Meeting stehen und
…mit welchen konkreten Schritten weitergemacht wird.
Und das ist die Aufgabe einer Moderator*in. Zugegeben, das ist keine ganz einfache Rolle. Aber wie vieles, kann man auch das lernen. Zum Beispiel hier bei uns am Institut.
Vielleicht noch ein wichtiger Hinweis: Die Person, die zum Meeting einlädt, muss nicht gleichzeitig die Moderator*in sein! Es muss nur klar sein, dass jemand moderiert.
Mehr zur Rolle der*s Moderator*in findet ihr hier in diesem Hæck.
Für jede Regel gibt es mindestens eine Ausnahme
Bei größeren und wichtigen Online-Meetings empfehlen wir euch jemanden, die/der euch bei der Technik unterstützt. So kann sich die/der Moderator*in ganz auf Thema und Gruppe konzentrieren. Mehr zur Rolle der*s Technik-Supports findet ihr in diesem Hæck.