Nicht alle Kolleg*innen fühlen sich in der digitalen Welt gleich wohl. Vor allem, wenn du ein neues Video-Konferenz-System oder neue Tools wie ein Online-Whiteboard zum ersten Mal einsetzt. Ein gemeinsamer Technik sorgt für mehr Sicherheit im Umgang mit den digitalen Werkzeugen.
Gemeinsam Berührungsängste minimieren
Die Berührungsängste mancher Kolleg*innen führen dazu, dass sie im Meeting unsicher sind und sich schnell “verloren”oder überfordert fühlen. Sie können dann häufig dem Inhalt nicht mehr folgen oder trauen sich nicht, selbst einen Beitrag zu leisten.
Solche Situationen kannst du bereits im Vorfeld entschärfen, indem du einen kurzen Technik-Check z.B. am Vorabend zur Veranstaltung anbietest. In deiner Einladungsmail zum eigentlichen Meeting kannst du auf den Technik-Check hinweisen, der selbstverständlich freiwillig sein soll.
Im Technik-Check könnt ihr folgende Punkte ganz in Ruhe überprüfen:
+ Funktionieren Mikrofon und Lautsprecher bei jeder*m?
+ Muss die IT die Kamerafunktion noch freischalten auf dem Gerät?
+ Ist die Internet-Verbindung schnell genug und stabil?
+ Muss noch Software / eine App heruntergeladen werden?
+ Reicht die Beleuchtung aus?
+ Funktioniert bei jeder*m der Link zum Online-Whiteboard?
+ Grundfunktionen wie Chat, Bildschirm-Teilen und virtuelles Handheben können bedient werden?
Tipp aus der Praxis:
Besonders hilfreich kann ein Technik-Check auch sein, wenn ihr Externe ins Meeting einladet: Also Kunden, Trainer, Geschäftspartner*innen oder Experten, die euer Video-Konferenz-Tool noch nicht genutzt haben.
Sollte im Vorfeld keine Zeit für den Technik-Check sein, könnt ihr als Minimal-Version den eingeladenen Gästen auch anbieten, sich 15 Minuten vor Beginn des Meetings mit euch im virtuellen Raum zu treffen. Aufwändigere Maßnahmen, wie die Freischaltung durch die IT, sind hier allerdings kaum noch möglich.