Bei all den Informationen, die du vor dem Meeting weiterleitest bzw. später im Meeting brauchst, kannst du schnell den Überblick verlieren.
Leg dir für´s Meeting ein Moderations-Checkliste auf deinen Desktop, auf dem alle wichtigen Infos leicht zu finden sind.
Dein Spickzettel für effektive Meetings
Die wichtigsten Punkte für deine Moderations-Checkliste hast du ja bereits bei der Erstellung der Einladung gesammelt. Diese Punkte solltest auch auf deinem Spickzettel haben:
+ Ziel und die Agenda des Meetings.
+ Datum inkl. Start-und Endzeit des Online-Meetings
+ Ort (offline / online)
+ Einwahllink für Video-Konferenz-Tool
+ Telefonnummer zur Einwahl, falls jemand nicht am Rechner teilnehmen kann
+ Alle Dokumente, die im Vorfeld gesichtet werden sollen bzw. der Link zu den Dokumenten
+ Telefonnummer der*s Co-Moderator*in
+ evtl. Liste der Teilnehmenden
+ ggf. Link für Online-Whiteboard(s)
+ ggf. Hinweis auf Technik-Check und Einwahldaten
+ ggf. Hinweis auf zu erledigende Aufgaben
+ Hinweis, dass die Teilnehmenden ca. 5 Min vor Beginn ins Meeting eintreten sollen
Moderations-Notizen, um die Besprechung zu planen
In deinem Dokument kannst du auch Moderations-Notizen für dich selbst mit aufnehmen. Du kannst dir also überlegen, worauf du im Meeting achten möchtest.
Hier ein paar Beispiele:
+ Harald zum Geburtstag gratulieren
+ Hinweis darauf, dass es nur um Produktlinie XY geht - nicht um XZ
+ Beim Bildschirmteilen auch Ton mit anmachen
+ Nach Abschlussrunde bei Co-Moderator*in bedanken
+ Bei konkreten nächsten Schritten unbedingt Name der/des Zuständigen notieren
Tipp aus der Praxis:
Häufig reicht die Einladungs-Mail als Spickzettel für dich aus. Kopiere die Einladung in ein Word-Dokument und markiere die wichtigsten Stellen für dich fett oder bunt.
Falls jemand im Meeting z.B. den Link zum Whiteboard nicht mehr findet, kannst du ihn schnell aus deinem Dokument kopieren und im Chat zur Verfügung stellen.
Mit der Funktion "Kommentare einfügen" kannst du im Dokument deine Moderations-Notizen einfügen. Fertig ist dein Spickzettel.