Gerade bei wichtigen Meetings lohnt es sich, einen Plan B zu haben, wenn die Technik ausfällt. Zum Beispiel, wenn im Meeting weittragende Entscheidungen gefällt werden sollen oder Vertreter*innen aus dem Vorstand oder Kund*innen dabei sind.
Doppelt hält einfach besser
Leg dir deshalb einen zweiten/s Kopfhörer/Headset und ein zweites Notebook bereit, auf die du schnell zugreifen kannst. Am besten ist der zweite Rechner ebenfalls schon hochgefahren und du hast den Link zum Online-Meeting bereits hinterlegt. Dann reicht ein Klick und du bist wieder voll dabei.
Ein PDF kann dein Retter sein
Genau wie deine Präsentation (Online-Hæck Nr. 6) hältst du am besten alle Inhalte, die du teilen möchtest, auch im PDF-Format bereit: z.B. Texte und Bilder.
Sollte z.B. dein Präsentations-Programm (PowerPoint, Keynote, Prezi usw.) streiken oder das Bildschirm Teilen nicht funktionieren, kannst du das PDF in den Chat stellen und alle haben die Texte und Bilder vor sich.
Ein Backup für dein Online-Whiteboard
Solltest du ein Online-Whiteboard nutzen, empfiehlt sich auch hier, das Whiteboard als PDF parat zu haben, falls die Whiteboard-Server nicht erreichbar sein sollten. Ist uns schon zweimal passiert. Das ist nicht lustig.
Die Whiteboards lassen sich bei allen Anbietern mit nur wenigen Klicks als PDF exportieren. Mehr dazu findest du auch in unserem Online-Hæck zu den Whiteboards.
Ein Mehraufwand der sich doppelt und dreifach auszahlt
Natürlich bedeuten diese Vorkehrungen einen Mehraufwand. Allerdings wirst du dir selbst sehr dankbar sein, einen Plan B zu haben, wenn die Technik ausfallen sollte. Zusätzlich gibt dir die Vorbereitung Selbstvertrauen und du strahlst Ruhe aus, weil du ja gut vorbereitet bist. Zusätzlich ist es für alle Anwesenden beeindruckend, wenn du Plan B aus der Tasche ziehst und das Meeting souverän zu Ende führen kannst.
Tipp aus der Praxis:
Versorge deine*n Co-Moderator*in mit den Backup-PDFs. Solltest du ganz aus dem Meeting fliegen, kann sie/er die Moderation übernehmen.