Verschickt eine aussagekräftige Einladung.
- Bastian Weickert
- 6. Aug.
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 2. Nov.
Mit eurer Einladungsmail oder dem Termineintrag legt ihr die Basis für ein erfolgreiches Meeting. Sie versorgt die Teilnehmenden mit den wichtigsten Infos. Und sie hilft euch, konkreter zu werden:
Was wollen wir alles ins Meeting packen und wen laden wir ein?
Folgende Infos müssen auf jeden Fall in eurer Einladung zu finden sein. Es kann gut sein, dass ihr zusätzliche interne Infos (wie z.B. Kostenstelle) mit aufnehmen müsst.
Die absoluten Basics für effiziente Meetings:
Ziel und die Agenda des Meetings.
Datum
Start-und Endzeit des Meetings
Ort (offline / online)
Einwahllink für Video-Konferenz-Tool
Telefonnummer für die Einwahl, falls jemand nicht am Rechner teilnehmen kann
Die Bitte, im Vorfeld die Dokmente anbei oder unter dem angegebenen Link zu sichten
Telefonnummer der*s Co-Moderator*in
Liste der Teilnehmenden
Mögliche Erweiterungen:
+ Link für Online-Whiteboard(s)
+ Hinweis auf Technik-Check und Einwahldaten
+ Hinweis auf zu erledigende Aufgaben
+ Hinweis, dass die Teilnehmenden ca. fünf Minuten vor Beginn ins Meeting eintreten sollen
Tipp aus der Praxis:
Hier findet ihr unsere Muster-Einladung, die sich immer wieder bewährt hat:
Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen,
die Vorbereitungen für unser Meeting am Donnerstag, den 05.03. laufen auf Hochtouren.
Ziel des Termins: XXX
Darum seid ihr dabei: XXX
Was ist das erwartete Ergebnis des Meetings:
Was ist nach dem Meeting anders als vor dem Meetings? XXX
Was halten wir am Ende des Meetings in den Händen? XXX
Was haben wir am Ende des Meetings zusammen erreicht? XXX
Was ich als Einladender zum Meeting mitbringe bzw. vorbereite: XXX
Was ihr bitte bis zum Meeting erledigt / zum Meeting mitbringt: XXX
Wir starten um 14:10 Uhr und werden das Meeting voraussichtlich um 14:45 Uhr beenden. Bitte kommt idealerweise 5 Minuten vor Meetingbeginn in den digitalen Meeting-Raum, um eventuelle technische Probleme gemeinsam zu lösen.
Hier der Link zur Einwahl: https//:linklinklinklink
Hier die Telefonnummer, falls sich jemand nicht über den Rechner einloggen kann:
+49 941 777 888 999
Ziel des Meetings ist es, gemeinsam Ideen für das Produkt XY zu generieren und die besten auszuwählen.
Wir haben bereits eine kurze Agenda zusammengestellt:
14:10 Check-In und Ankommen
14:15 Kurzes Update zum Stand der Produktentwicklung XY
14:20 Ideen generieren
14:35 Auswahl der erfolgversprechendsten Ideen
14:40 Konkrete nächste Schritte
14:45 Kurze Feedbackrunde
14:50 Ende
Die Co-Moderation übernimmt diesmal Silke. Bei schwerwiegenden technischen Problemen, erreicht ihr sie telefonisch unter: +49 941 777 888 921
Neben unserem Produktteam wird auch noch Paul Zimmermann aus der F&E teilnehmen.
Wer noch nicht mit unserem neuen Online-Whiteboard gearbeitet hat oder sich noch unsicher fühlt, ist herzlich eingeladen, am kleinen Technik-Check am 04.03. um 17:00 Uhr teilzunehmen. Wir werden innerhalb von 15 Minuten die wichtigsten Werkzeuge des Whiteboards vorstellen. Hier ist der Link zum Technik-Check:
https//:linklinklinklink
Wir freuen uns auf die gemeinsame Session.
Und falls ihr noch Fragen habt, immer gern.
Viele Grüße
XXXXXX
Selbstverständlich könnt ihr euch die Einladung einfach von hier kopieren, sie abändern und bei euch als Vorlage abspeichern. Wir haben euch die Bausteine für eine gute Meeting-Einladung als pdf zusammengefasst. Ihr könnt sie euch hier downloaden:
Schreibt uns gerne, wenn sie für euch hilfreich war.
In unserem Buch »Raus aus der Meetlife Crisis - Weniger und bessere Meetings" findet ihr insgesamt 31 Meeting-Hæcks, die eure Meetings ein Stück besser machen.
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