Bei unseren Kund*innen hat sich normalerweise immer jemand schon Gedanken darüber gemacht, wie Meetings besser gemacht werden können. Die gesammelten Ideen und Tools werden zu Meeting-Regeln zusammengefasst und via Mail an alle verschickt. Manchmal landen sie auch als Aufsteller auf Tischen in Meetingräumen. Leider hält sich niemand an die Regeln. Woran das liegt, liest du in diesem Artikel.
Es liegt nicht an der Qualität der Regeln
In den seltensten Fällen sind die Regeln schlecht gewählt oder schlecht aufbereitet. Ganz im Gegenteil. Die aufgelisteten Punkte sind alle logisch. Unter die Top 10 der Meeting-
Regeln schaffen es immer folgende Punkte:
Startet pünktlich
Schaltet eure Handys aus
Bestimmt eine*n Moderator*in
Schreibt mit, was wichtig ist
Lasst euch gegenseitig ausreden
Notiert, wer welche Aufgaben übernimmt
Alles richtig und wichtig. Aber warum hält sich niemand an die Regeln?
Grund 1: Veränderungen sind immer mit Anstrengung verbunden
Es ist ein bisschen wie mit der Zahnseide: Jedem ist klar, dass es sinnvoll wäre, sie zu nutzen. Zahnärzt*innen empfehlen es jedes Mal. Trotzdem sind wir zuhause zu faul, die eine Minute extra zu investieren. Wir Menschlein sind eben Gewohnheitstiere. Selbst kleine Veränderungen kosten uns Energie. Vor allem dann, wenn wir nicht sofort einen echten Nutzen erkennen können. Bei manchen Meeting-Regeln stellt sich die Veränderung erst nach dem zweiten oder dritten Meeting ein.
Grund 2: Wir lassen uns ungerne bevormunden
Nur weil auf einem Tischaufsteller steht, wie ich mich verhalten soll, mache ich das noch lange nicht. Es hat schon etwas bevormundendes, Regeln für Erwachsene aufzustellen. Selbst wenn wir genau wissen, dass es sinnvoll wäre, die Regeln zu befolgen, meldet sich manchmal die/der innere Rebell in uns. Deutlich besser werden Guidelines angenommen, wenn das Team die Hæcks und Tools selbst auswählt, die für die Teammitglieder den meisten Mehrwert stiften.
Grund 3: What’s in it for me?
Wird den Kolleg*innen nicht erklärt, warum es sinnvoll ist, die Regel zu befolgen, verpufft die Wirkung sofort. Es gibt Regeln, die sind selbsterklärend. Andere brauchen evtl. zwei bis drei Spiegelstriche, um sie zu erklären. Beispiel: Kürzt eure Meetings ab. Die Forschung zeigt ganz klar, dass wir in 40 Minuten nahezu identische Qualität in Meetings erreichen können.
Damit wird den Meetingteilnehmenden sofort klar, welchen Nutzen sie davon haben (What’s in it for me?)
Grund 4: Die Ursache liegt ein paar Stockwerke tiefer
Jedem ist klar, dass es wünschenswert ist, pünktlich anzufangen. Die Regel wird selten jemand in Frage stellen. Vielleicht hat sich ja seit Jahren in die Kultur eingeschlichen, dass Meeting an Meeting an Meeting gereiht wird. Ein Zuspätkommen ist damit ja in den meisten Fällen einkalkuliert oder wird zähneknirschend hingenommen. Die Wurzel des Problems wird mit der Regel als gar nicht behoben.
Grund 5: Jedes Team erlebt eine eigene Meetingkultur
Auch wenn wir in der gleichen Firma arbeiten, kann es sein, dass wir völlig unterschiedliche Realitäten erleben, wenn es um Meetings geht. So könnte HR superstraff getaktete Meetings haben und in der F&E Abteilung sind Thrombose-Stizungen von 2-3 Stunden an der Tagesordnung. „One size fits all“-Regeln helfen deshalb oft einfach nicht weiter, weil sie die erlebte Meeting-Realität nicht treffen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich das Meetingverhalten in den unterschiedlichen Abteilungen anzuschauen. Zum Beispiel in einem unserer wunderbaren Team-Workshops.
Grund 6: Verbindlichkeit schmerzt anfangs, tut dann aber gut
Das Tagesgeschäft ist immer laut. Es gibt auch immer genügend zu tun. Sich dann auch noch gegenseitig in Meetings zu mehr Effektivität und Effizienz zu erziehen ist einfach anstrengend. Gerade dann, wenn es darum geht, am Ende des Meetings zu echten Ergebnissen zu kommen. Am Ende eines langen Meetings noch die undankbare Aufgabe zu übernehmen, zu fragen, wer welchen Punkt bis wann umsetzen wird, fühlt sich ein bisschen so an wie der letzte Kilometer beim Marathon. Da muss man beißen. Im Nachgang sind aber alle für die Klarheit dankbar.
Grund 7: Es braucht Vorreiter*innen
Wie in allen Veränderungsprozessen braucht es ein paar Held*innen, die sich den Hut „Meetingkultur“ aufsetzen. Die mit gutem Beispiel vorangehen. Die auch mal die Nervensäge spielen und drum bitten, beim Thema zu bleiben. Die am Ende des Meetings auch mal Wadlbeißer sind und niemanden gehen lassen, bevor nicht alle Aufgaben verteilt wurden.
Und die auch mal als Moderator*in zur Verfügung stehen, um Hæcks und Tools erlebbar zu machen. Genau für solche Held*innen gibt es unsere Ausbildung zur/zum Meeting-Moderator*in. Sie tragen das Wissen ins Unternehmen und multiplizieren es. Alles für eine Neue Meetingkultur.