Sollte dein Meeting der reinen Info-Weitergabe dienen, kannst du es getrost absagen oder gar nicht ansetzen (siehe Hæck Nr.1). Es gibt viel geschicktere Möglichkeiten, die Informationen weiterzugeben, ohne die Kolleg*innen zeitlich und evtl. örtlich zu binden. Du kannst die Vorteile der Alternativen zu Meetings und damit der asynchronen Kommunikation voll ausschöpfen. Wie das genau ausschaut, erklären wir hier im Blogartikel.
Wie kommen die Infos auch ohne Meeting bei den Kolleg*innen an?
Hast du dich gegen ein Meeting entschieden, brauchst du natürlich eine andere Möglichkeit, die Infos an den Mann / an die Frau zu bringen. Dafür gibt es charmantere und zeitschonendere Möglichkeiten als das Meeting: von ganz einfachen Lösungen bis hin zu etwas aufwändigeren. Und selbst die aufwändigeren Optionen sparen dir immer noch Zeit. Und selbstverständlich auch deinen Kolleg*innen.
Faustformel: Je komplexer die Botschaft desto komplexer das Medium
Immer dann, wenn wir Infos weitergeben wollen, können wir uns an dieser Faustformel entlanghangeln: Je komplexer der Inhalt ist, den wir weitergeben wollen, desto komplexer sollte auch das Medium sein, das wir nutzen. Für einfache Botschaft reicht ein Einzeiler in einer Mail. Für kompliziertere Sachverhalte wie z.B. die Funktionsweise eines neuen Stundenerfassungs-Systems braucht es vielleicht ein Video. Durch Bild und Tonspur kommen deutlich mehr Infos bei den Kolleg*innen an.
Deine Alternativen zu Meetings nach aufsteigender Komplexität gelistet
Nachricht im Teams-Chat oder Slack-Channel
Häufig reichen ein paar Sätze in schriftlicher Form, um die wichtigsten Infos zu teilen. Das kann gerne im Stichpunkt-Stil sein. Je schneller die Information aufgenommen werden kann, desto besser. Manchmal helfen Bilder oder Links zur besseren Einordnung oder zur Vertiefung des Sachverhalts.
Ähnlich wie die Nachrichten im Chat oder Channel kann eine Mail einfache Informationen ganz gut übertragen. Auch hier habt ihr die Möglichkeit, ein Bild anzuhängen und Links zu Internetseiten oder zum Download eines Dokuments aus der Cloud hinzuzufügen.
Bitte überlegt euch im Vorfeld, für wen diese Mail wirklich, wirklich relevant ist. „Je mehr, desto besser“ zählt hier nicht. Die Mail ist auch deshalb so in Verruf gekommen, weil regelrecht CC- und BCC-Schlachten gefeiert werden.
One-Pager
Zugegeben: ein One-Pager ist aufwändiger als eine Mail. Aber bei weitem nicht so aufwändig wie ein 60minütiges Meeting! Die Idee des One-Pagers ist einfach: Die allerwichtigsten Infos werden auf einer DIN A4 Seite festgehalten. Du kannst das Dokument als PDF verschicken oder als shared doc auf eurem Server zur Verfügung stellen.
Angereichert werden die Informationen mit Bildern, Links, Statistiken, Grafiken usw. So haben eure Kolleg*innen alles Wissenswerte auf einen Blick. Je häufiger du dieses Tool nutzt, desto leichter wird es dir von der Hand gehen. Und der positive Nebeneffekt: Du musst dich bei der Erstellung immer wieder fragen, was denn eigentlich das Wichtigste ist. Das schärft deinen Fokus auf’s Wesentliche und bringt dir Klarheit im Projekt.
Sprachnachricht
Merkst du, dass deine Infos ein bisschen zu komplex sind, sie in geschriebene Worte zu packen, kannst du auf die nächst höhere Stufe switchen. Zum gesprochenen Wort.
Das geht über Messenger wie WhatsApp und Signal. Solltet ihr diese Dienste nicht nutzen dürfen, könnt ihr auch in Teams Sprachnachrichten versenden.
Kleiner Tipp: Nicht alle eure Kolleg*innen werden von Anfang riesige Fans von Sprachnachrichten sein. Das liegt häufig am zu großen Mitteilungsbedürfnis einzelner Personen, die gerne mal 8-minütige Mitteilungen in den Äther schicken.
Deshalb fasse dich bitte kurz. 2-3 Minuten sind eine ganze Menge, in denen wirklich viele Informationen Platz finden können.
Kombi aus One-Pager und Sprachnachricht
Was wirklich ganz hervorragend funktioniert: One-Pager und Sprachnachricht gehen Hand in Hand. Du bereitest die Informationen also auf einem DIN A4 Blatt auf. In der Sprachnachricht kannst du auf die wichtigsten Stellen im Dokument hinweisen, Missverständnisse schon im Vorfeld ausräumen und bei neuralgischen Stellen erklären, was genau dahinter steckt. Deine Kolleg*innen können dann den One-Pager an ihrem Bildschirm öffnen und gleichzeitig deinen Ausführungen lauschen.
Online Whiteboard
Auf einem Online-Whiteboard wie Mural, Miro oder Concept-Board kannst du nicht nur Texte für deine Kolleg*innen zur Verfügung stellen. Du kannst Dokumente hochladen, Videos verlinken und Kommentare auf dem Board hinterlegen.
Und du kannst eigene Schaubilder kreieren, um komplexere Sachverhalte darzustellen. Dabei helfen dir Bilder und Symbole wie Pfeile, Kreise etc.
Auch hier bedeutet eine zustäzlich verschickte oder auf’s Board gepackte Sprachnachricht ein Mehr an Infos für die Kolleg*innen.
Hier schon mal ein Screenshot von einem Whiteboard. Weiter unten findet ihr auch ein Erklärvideo zu den Grundfunktionen.
Der Umgang mit den oben genannten Whiteboards ist sehr intuitiv. Und du findest etliche Einführungsvideos auf Youtube, die dir die Grundfunktionen schnell beibringen. Und damit sind wir schon bei der Königsdisziplin, dem Erklärvideo.
Kurzes Erklär-Video
Bevor ich hier lange herumschreibe, wie ein Erklär-Video funktioniert, kannst du hier direkt eines anschauen. Wir geben dir eine kurze Einführung, wie du eines der oben beschriebenen Whiteboards ganz einfach nutzen kannst:
Um ein solches Screen-Video zu drehen, brauchst du im Grunde nur eine App/Programm wie QuickTime Player, Free Screen Video Recorder oder Loom. Oder du nutzt für PowerPoint direkt die Bildschirmaufzeichnung von Microsoft, die im Programm integriert ist.
Die Vorteile asynchroner Kommunikation
Eine kleine Definition, was wir unter asynchroner Kommunikation verstehen:
Die Infos werden nicht face-to-face weitergegeben. Es ist also von vornherein eingeplant, dass die/der Empfänger*in die Information erst später liest, anschaut oder anhört.
Die Vorteile der Asynchronität liegen auf der Hand:
Ortsunabhängigkeit
Die Empfänger*innen können sich die Inhalte völlig ortsunabhängig zu Gemüte führen. Im Zug auf dem Smartphone, auf der Couch im Wohnzimmer oder am Arbeitsrechner.
Zeitunabhängigkeit
Deine Empfänger*innen können sich die Infos dann ziehen, wenn es gerade gut bei ihnen passt. Bei Meetings - egal ob digital oder vor Ort - werden alle Teilnehmenden an die gleiche Zeit gebunden. Ohne darauf achten zu können, ob es in ihren Tagesverlauf passt oder nicht. Außerdem haben wir alle unterschiedliche Biorhythmen: Die eine steht vielleicht früh auf und ist gleich am Morgen produktiv. Der andere braucht erstmal drei Kaffee, bis er um 11:00 Uhr langsam aufnahmebereit ist. Vielleicht will letzterer die Infos auch erst am Abend oder in der Nacht konsumieren.
Eigene Geschwindigkeit
Jeder kann sich die Infos im eigenen Tempo anschauen. Manche machen sich Notizen auf dem OnePager, andere überfliegen die Zwischenüberschriften und das Bildmaterial, um zu schauen, wie relevant die Infos für sie sind. Die Sprachnachrichten und Videos können auch auf 1,5facher Geschwindigkeit abgespielt werden. Genauso ist es auch möglich, eine kurze Pause einzulegen und nach ein paar Minuten wieder einzusteigen.
Infos wiederholt abrufen
Die verschickten Dokumente und Aufnahmen können natürlich auch öfter als einmal geöffnet und angeschaut werden. Das ist vor allem dann interessant, wenn die Infos aus dem Dokument erst zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden. Ein Beispiel: Du bekommst ein Video, wie du dich in die neue Software für die Urlaubsplanung eintragen kannst. Vielleicht ist es aber erst drei Wochen nach der Einführung des neuen Systems für dich relevant, weil du erst jetzt mit deiner eigenen Urlaubsplanung beginnst. Genau jetzt kannst du dann das Video noch einmal anschauen.