Unser erster Hæck dürfte auch gleich der wichtigste sein. Sagt euer Meeting ab oder noch besser: Setzt euer Meeting gar nicht erst an, wenn es nur der Informations-Weitergabe dient.
Überlegt euch im Vorfeld sehr gut, ob es das angesetzte Meeting wirklich, wirklich braucht!
Die meisten Meetings werden angesetzt, um Informationen weiterzugeben.
Doch dafür ist ein Meeting in den allermeisten Fällen das völlig falsche Medium.
Nicht, weil die zu vermittelnden Infos irrelevant wären. Das wollen wir gar nicht anzweifeln. Sondern weil die Infos über andere Kanäle in der Regel viel eleganter und effizienter verteilt werden können. Und zwar unabhängig von Uhrzeit und Aufenthaltsort.
Die Alternativen zum Meeting
Ein kurzes Video im Intranet, eine Sprachnachricht in der WhatsApp-Gruppe, eine geteiltes Foto im Slack-Kanal oder die Präsentation zum Download in der Cloud. Wer es weniger technisch mag: Selbst ein einfacher One-Pager, also eine Zusammenfassung auf einer einzigen DIN A4-Seite via Mail - wenn es sein muss sogar in der guten alten Hauspost - ist oft sinnvoller als ein Meeting. Mehr Alternativen zum Meeting findet ihr in unserem Blog-Beitrag.
Das richtige Medium wählen
Als Faustformel gilt: Je komplexer der zu vermittelnde Inhalt, desto anspruchsvoller sollte das gewählte Medium sein. Heißt: Für leicht verständliche Informationen reicht ein Fließtext in der E-Mail. Wollt ihr allerdings technische Details oder komplizierte Wirkungszusammenhänge darstellen, helfen Bilder oder kurze Videos.
Solltet ihr feststellen, dass das Meeting ohne weiteres durch ein anderes Medium ersetzt werden kann, dann setzt das Meeting gar nicht erst an!
Tipp aus der Praxis:
Stellt eure Serien-Meetings auf den Prüfstand!
Sucht in eurem Terminkalender gezielt nach Serien-Meetings und Jour-Fixe-Terminen. Überprüft ganz ehrlich, wie viele von den wöchentlichen oder regelmäßigen Serien-Meetings ihr tatsächlich benötigt. Immer wieder hören wir von Teams, die alle ihre fix wiederkehrenden Termine einfach aus dem Kalender gelöscht haben, um zu sehen, was passiert. In den meisten Fällen stellen sie fest, dass die Meetings überflüssig waren.
Solltet ihr nicht ganz auf das Meeting verzichten wollen, helfen euch diese Tipps weiter:
1. Reduziert die Frequenz und macht aus zwei Terminen einen
2. Probiert deutlich kürzere Formate aus Schaut euch hierzu gerne auch folgenden Hæck Kürzt eure Meetings ab und unser Sync-Meeting an.