Wichtige Themen zuerst!
Nehmt euch nach dem gemeinsamen Start ins Meeting (Hæck: Startet gemeinsam ins Meeting) zwei Minuten Zeit und priorisiert gemeinsam die Themen auf der Agenda.
Für die Bewertung gibt es ein sehr einfaches System: Jede*r Teilnehmer*in darf einen Klebepunkt auf dem Zettel mit dem jeweiligen Tagesordnungspunkt hinterlassen, der ihr oder ihm im heutigen Meeting am wichtigsten erscheint. Voraussetzung ist natürlich, dass ihr eure Agenda visualisiert und im Raum für jede*n sichtbar (z.B. ein Kanban-Board mit Post-its) gemacht habt.
Der Zettel mit den meisten Punkten wird ganz nach oben gehängt und auch gleich zu Beginn des Meetings bearbeitet. So minimiert ihr das Risiko, dass der wichtigste Punkt aufgrund von Zeitmangel auf das nächste Mal geschoben oder gar nicht besprochen wird.
Dank dieser hochflexiblen „Zettelwirtschaft“ könnt ihr auch schnell Veränderungen vornehmen und kurzfristig auf aktuelle Entwicklungen reagieren. Ist in der Zwischenzeit ein TOP für euer Meeting nicht mehr relevant, könnt ihr die Agenda mit nur einem Handgriff bereinigen.
Der Hæck funktioniert natürlich auch in Online-Meetings. Visualisiert eure Agenda mithilfe eines Online-Whiteboards wie beispielsweise Mural. Hier könnt ihr jedes Thema auf jeweils ein virtuelles Post-it schreiben und ebenso mit virtuellen Punkten die Priorisierung der Themen vornehmen.
Ein Tipp aus der Praxis:
Solltet ihr feststellen, dass sich ein TOP auch im Zweiergespräch klären lässt, habt ihr wieder einen Punkt mehr, den ihr von der Agenda nehmen könnt.
Und noch ein letzter Tipp zur Agenda:
Wenn eure Reihenfolge feststeht, lohnt es sich, die verbleibende Meeting-Zeit auf die Tagesordnungspunkte zu verteilen. Natürlich bekommt der wichtigste Punkt auch die meiste Zeit.
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