An dieser Stelle des Meetings habt ihr die Möglichkeit, es richtig zu vergeigen. Ihr könnt im Meeting alles richtig gemacht haben: Check-In gemacht, an die Agenda gehalten, gemeinsam Ideen gesammelt und bewertet. Ihr habt im Meeting gemeinsam Entscheidungen getroffen und seid euch einig, dass diese Beschlüsse umgesetzt werden müssten. Und trotzdem kann das Meeting für die sprichwörtliche Katz sein. Und zwar dann, wenn ihr die getroffenen Entscheidungen nicht in die Tat umsetzt.
Keine Zuordnung - keine Umsetzung
Ihr seid euch einig, dass ihr die gesammelten Ideen und Lösungen umsetzen müsstet. Und genau dieses "müsstet" ist die Krux: Wenn ihr keine konkreten Zuständigkeiten benennt, dann bleibt es viel zu oft beim frommen Wunsch.
Die/der Moderator*in ist gefragt
Deshalb ist hier der/die Moderator*in gefragt, richtig streng zu sein.
Keiner verlässt das Meeting bevor geklärt wurde, wer für die Umsetzung der bewerteten Ideen zuständig ist!
Damit macht man sich im ersten Moment zwar nicht allzu beliebt. Im Nachgang ist aber trotzdem jede*r Teilnehmer*in froh, wenn das Beschlossene nicht auf die Lange Bank geschoben wird.
Im Meeting für Verbindlichkeit sorgen
Und genau hier kommen die drei W's ins Spiel: Wer macht Was bis Wann?
Haltet alle nächsten Schritte auf digitalen oder analogen Klebezetteln fest. Der/die Moderator*in geht die Klebezettel Stück für Stück durch und fragt in die Runde, wer für die Umsetzung der Idee die Verantwortung übernimmt. Anschließend wird der Name der verantwortlichen Person auf dem Klebezettel notiert.
Außerdem hält der/die Moderator*in auf dem Zettel fest, bis zu welchem Datum der/die Verantwortliche erste Ergebnisse präsentieren möchte.
Sollten die Aufgaben umfangreicher sein, können auch zwei Personen als Verantwortliche notiert werden.
Die fertig beschrifteten Klebezettel werden fürs Fotoprotokoll abfotografiert. Das gleiche funktioniert übrigens auch in Online-Meetings, wenn ihr z.B. mit einem Online-Whiteboard arbeitet.
Entscheidungs-Matrix mit klaren Verantwortlichkeiten
Eines noch zum Verständnis: Die Verantwortlichen müssen die Idee nicht zwingend selbst oder allein umsetzen. Sie müssen allerdings dafür sorgen, DASS die Idee in die Tat umgesetzt wird.
Was passiert mit Zetteln, die keine*n Zuständige*n gefunden haben?
Nicht alle Ideen müssen sofort angepackt werden. Das Tagesgeschäft lässt in den seltensten Fällen zu viele neue Aufgaben zu. Es ist also völlig in Ordnung, wenn ein paar Zettel noch keinen Namen tragen. Allerdings muss der/die Moderator*in dafür sorgen, dass der Zettel im nächsten Meeting wieder mit an Bord ist. Sollte sich im zweiten Meeting immer noch kein*e Zuständige*r finden, könnt ihr euch überlegen, woran es liegt:
a) Die Aufgabe ist zu groß. Lösung: Splittet die Idee in kleinere Teilaufgaben auf und verteilt Zuständigkeiten.
b) Die Aufgabe scheint niemanden zu interessieren/motivieren. Lösung: Fragt euch, ob die Idee es tatsächlich wert ist, umgesetzt zu werden. Falls nicht, könnt ihr sie auf den Ideen-Parkplatz kleben.
Tipps aus der Praxis:
Menschen, die viel Verantwortungsbewusstsein in sich tragen, können es kaum ertragen, wenn sich niemand für das Erledigen einer Aufgabe bereit erklärt. Deshalb übernehmen sie auch die Aufgaben, die eigentlich nicht in ihren Verantwortungsbereich gehören.
Achtet darauf, dass die Aufgaben wirklich ausgeglichen verteilt werden.
Und bitte überprüft auch, ob es evtl. noch eine zweite Person bräuchte, um die Deadline einzuhalten. Oder ob die Deadline zu eng gesetzt wurde.