Wenn ihr kurze und knackige (Entscheidungs-) Sessions durchführen wollt, ist euer Zeitmanagement im Meeting absolut erfolgsentscheidend. Der*die Moderator*in achtet konsequent darauf, dass die vor dem Start des Meeting (z.B. bereits über die Agenda) festgelegte Zeit pro Thema auch eingehalten wird.
Zugegeben: Das ist am Anfang eine äußerst undankbare Aufgabe. Eure Kolleg*innen werden sich allerdings sehr schnell daran gewöhnen und letztlich sogar dankbar sein, dass ihr eure Meetings nicht (mehr) überzieht.
Effiziente Meetings durch striktes Timeboxing
Am besten gelingt euch das Timeboxing, wenn ihr die pro Thema zur Verfügung stehende Zeit für alle Teilnehmenden im (virtuellen) Raum gut sichtbar macht.
Wir empfehlen für Tablets die App „Team Timer” von Dark Horse oder für den Beamer den „Yodi Timer“ von Young Digitals (https://timer.yodi.io). Der Timer sorgt dafür, dass eure Kolleg*innen dauerhaft fokussiert bleiben und sich auf die wesentlichen Inhalte beschränken. Solltet ihr im digitalen Raum arbeiten, haben mittlerweile alle gängigen Online-Whiteboards wie Mural, Miro oder Conceptboard eine Timer-Funktion integriert.
Schöner Nebeneffekt: Ihr haltet damit auch ganz einfach die Kolleg*innen in Schach, die sich selbst gerne reden hören. Zudem steigert ihr in kürzester Zeit die Produktivität innerhalb eures Teams und die Effektivität eurer Meetings.
Tipp aus der Praxis:
Haltet als Moderator*in die vorgegebene Zeit auch gegen Widerstände unbedingt ein und lasst euch auch von autoritären Kollegen*innen nicht einschüchtern. Wenn die Zeit rum ist, ist sie rum. Ohne Wenn und Aber. Solltet ihr mit eurem Punkt nicht ganz fertig werden, ist das kein Weltuntergang. Packt ihn einfach auf den „Ideen-Parkplatz“ (Hæck Nr.18) und somit auf die Agenda eures nächsten Meetings. Ihr werdet sehen: Je häufiger ihr das strenge Zeitmanagement trainiert, desto einfacher wird es für die Moderatorin oder den Moderator sowie für die Teilnehmenden.
Mit ein bisschen Übung funktioniert das garantiert und ihr werdet feststellen: Eure Meetings enden in Zukunft pünktlich und ihr kommt schneller zu euren Entscheidungen!
Noch ein Tipp aus der Praxis:
Neben dem*r Moderator*in könnt ihr auch jemanden aus der Runde bestimmen, der*die die Rolle des "Timekeepers" im Meeting übernimmt. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Moderator seine Aufmerksamkeit auf die Inhalte und die entsprechende Moderation & Dokumentation richten muss.