Die Agenda ist der rote Faden einer jeden Besprechung. Sie bietet Orientierung und dient der Vorbereitung auf die Themen. Wenn ihr im Vorfeld eine Agenda erstellt, merkt ihr auch schnell, ob es das Meeting überhaupt braucht. So werden schlechte Meetings schon im Keim erstickt.
Die Agenda als der wichtigste Orientierungspunkt
Die Agenda stellt sicher, dass alle Teilnehmer*innen Ziel und Zweck des Meetings schon vorher kennen und entsprechend vorbereitet sind. Das spart wertvolle Zeit im Meeting und verhindert unnötige Diskussionen.Als Organisator*in des Meetings schickt ihr spätestens einen Tag vor eurem Termin eine Agenda an alle Teilnehmer*innen.
Die Agenda - beste Freundin für Moderator*innen
Sich im Vorfeld zu überlegen, was das Ziel des Meetings ist, wie lange es dauern soll, wer eingeladen werden soll usw. gibt euch als Moderator*innen und Organisator*innen Sicherheit. Wir haben euch eine kleine Checkliste erstellt mit den wichtigsten Punkten
Diese Bausteine dürfen in keiner Agenda fehlen:
Besprechungsdauer (Wir empfehlen 20 bis 40 Minuten)
Zeitrahmen pro Tagesordnungspunkt (max. 10 Minuten)
Benennung der Themen (idealerweise nicht mehr als 3 pro Meeting)
Ziel und Zweck des Meetings
Name der Moderatorin oder des Moderators
Evtl. offene Themen aus dem letzten Meeting
Tipp aus der Praxis:
Keine Agenda - keine Zusage. Wenn ihr euch einig seid, dass eine Agenda sinnvoll für euch ist, könnt ihr eine Regel für euch im Team oder im ganzen Unternehmen festlegen:
Wenn jemand eine Meeting-Einladung ohne Agenda verschickt, hat jede*r Eingeladene das Recht, die Einladung einfach abzulehnen. Ohne weitere Begründung.
So könnt ihr euch gegenseitig immer wieder daran erinnern, dass eine Agenda die Chance für sinn- und ziellose Meetings minimiert.