Meeting-Typ 1: Das Sync-Meeting

Häufig profitiert die eigene Arbeit vom Austausch mit anderen. So gibt euch zum Beispiel ein kurzer Statusbericht einen guten Überblick über den aktuellen Projektfortschritt.

Hierfür eignet sich besonders das Sync-Meeting, da es der schnellen und effizienten Synchonisation aller Teammitglieder*innen im Team dient.

Der Meetinggtyp erzeugt Transparenz und Klarheit über die aktuellen Aufgaben und Hindernisse im Team.

Ein Format, das nur auf dieses Ziel ausgerichtet ist und keinen Raum für endlose Diskussionen oder Entscheidungsfindungen hergibt. Damit zahlt ihr voll auf eure Effektivität ein

Wir unterscheiden zwischen zwei Formen eines Sync-Meetings:

1. Das Daily: Mini-Format statt Thrombose-Sitzung

2. Das Weekly: der wöchentliche Austausch

   
   

Daily: Mini-Sync-Meeting statt Thrombose-Sitzung

Oftmals braucht es für den Austausch und die Synchonisation im Team kein langatmiges Meeting. Probiert lieber für ein oder zwei Wochen ein Mini-Meeting-Format aus, das sog. Daily.

Die Methode wird in Scrum-Teams seit Jahren mit großer Begeisterung und erfolgreich eingesetzt.

So funktioniert das Daily:

Jeden Morgen trifft sich das Team zum Beispiel an einem Stehtisch oder in der Teeküche für maximal 15 Minuten. Keine Sekunde länger! Reihum werden im Schnelldurchlauf folgende Fragen geklärt:

Was wurde seit der letzten Besprechung erreicht?

Was wird vor der nächsten Besprechung erledigt?

Welche Hindernisse gibt es?

(Quelle: Der Ultimative Scrum-Guide, Seite 37 /// sehr empfehlenswerte Lektüre!)

Schnell und essenziell

Die enge Zeittaktung sorgt dafür, dass sich alle aufs Wesentliche konzentrieren.

Danach geht jeder an die Arbeit.

Sollten in diesem kurzen Status-Meeting wichtige oder komplexere Fragestellungen auftauchen, die im Rahmen der 15 Minuten nicht beantwortet werden können, wird das Thema von den zwei bis drei betroffenen Personen im Nachgang geklärt.

Tipp aus der Praxis:

Wir empfehlen euch, das Mini-Meeting immer zur gleichen Tageszeit durchzuführen. So wird es ein fixer Bestandteil eures Tagesablaufs. Auch wenn es am Anfang nach Mehraufwand aussieht, werdet ihr bald feststellen, dass ihr euch durch den kurzen Austausch viel Zeit sparen könnt. Die Moderation sorgt zudem für Disziplin und stoppt Diskussionen konsequent.

Falls ihr im Team gar nicht den Bedarf habt, euch täglich synchronisieren zu müssen, ist das Weekly ein passendes Format.

Das Weekly - der wöchentliche Austausch.

Im Gegensatz zum Daily findet das Weekly nur einmal die Woche statt.

Ziel des Meetings ist es, dass sich das Team regelmäßig über aktuelle Projektupdates austauscht und die Zusammenarbeit für die kommende(n) Woche(n) koordiniert.

Das Sync-Meeting ist modular aufgebaut. Ihr könnt es genau wie hier

beschrieben nutzen oder ihr pickt euch einzelne Bausteine heraus und

reichert euer Regelmeeting/Jour fixe an.

Und so sieht die Agenda unseres Weeklys aus:

Dauer: 50 Minuten

Agenda:

1. Check-In

2. Checkliste - Regelmäßige Aufgaben abhaken

3. Kennzahlen und Ziele - Ein Blick auf Zahlen, Daten, Fakten

4. Projekt-Updates - Was hat sich seit dem letzten Weekly getan

5. Offene Agenda - Was brauchst du?

6. Check-Out - Mit Klarheit aus dem Meeting gehen

Das Weekly als euer wöchentlicher Boxenstopp bringt Struktur, operative

Klarheit und Geschwindigkeit in eure Regelmeetings und sorgt dafür, dass

alle im Team auf dem gleichen Stand sind:

Alle Teammitglieder wissen,woran gerade gearbeitet wird, welche Herausforderungen es gibt und was als Nächstes ansteht.

Ganz wichtig: Das Weekly ist kein Meeting für Grundsatzdiskussionen oder

strategische Überlegungen – dafür gibt es andere Formate.

Tipps aus der Praxis:

Disziplin pur – Sync-Meetings laufen effizienter ab, wenn sich alle Teilnehmenden

an die Struktur halten. Strenge Moderation ist gefragt. Sie sorgt dafür, dass sich niemand in Diskussionen verliert. Sie steuert das Team klar durch die Agenda und verweist bei Abschweifungen auf die offene Agenda.

Der Baukasten-Ansatz erlaubt, das Meeting auf eure Bedürfnisse zuzuschneiden. So könnt ihr auch bei euch etablierte Formate mit einzelnen Bausteinen anreichern.

Probiert das Format einfach für vier Wochen aus und zieht daraus eure eigenen Schlüsse. Auch hier gilt wieder: Es ist nicht alles in Stein gemeißelt. Haltet euch eine gewisse Flexibilität im Team vor, um die Formate an eure Bedürfnisse anzupassen oder zu ändern.