Meeting-Typ 1: Das Sync-Meeting
Häufig profitiert die eigene Arbeit vom Austausch mit anderen. So gibt euch zum Beispiel ein kurzer Statusbericht einen guten Überblick über den aktuellen Projektfortschritt.
Hierfür eignet sich besonders das Sync-Meeting, da es der schnellen und effizienten Synchonisation aller Teammitglieder*innen im Team dient.
Der Meetinggtyp erzeugt Transparenz und Klarheit über die aktuellen Aufgaben und Hindernisse im Team.
Ein Format, das nur auf dieses Ziel ausgerichtet ist und keinen Raum für endlose Diskussionen oder Entscheidungsfindungen hergibt. Damit zahlt ihr voll auf eure Effektivität ein
Aus unserer Sicht gibt es drei Ausbaustufen eines Sync-Meetings, die wir euch im Folgenden vorstellen:
Daily: Mini-Sync-Meeting statt Thrombose-Sitzung
Oftmals braucht es für den Austausch und die Synchonisation im Team kein langatmiges Meeting. Probiert lieber für ein oder zwei Wochen ein Mini-Meeting-Format aus, das sog. Daily.
Die Methode wird in Scrum-Teams seit Jahren mit großer Begeisterung und erfolgreich eingesetzt.
So funktioniert das Daily:
Jeden Morgen trifft sich das Team zum Beispiel an einem Stehtisch oder in der Teeküche für maximal 15 Minuten. Keine Sekunde länger! Reihum werden im Schnelldurchlauf folgende Fragen geklärt:
Was wurde seit der letzten Besprechung erreicht?
Was wird vor der nächsten Besprechung erledigt?
Welche Hindernisse gibt es?
(Quelle: Der Ultimative Scrum-Guide, Seite 37 /// sehr empfehlenswerte Lektüre!)
Schnell und essenziell
Die enge Zeittaktung sorgt dafür, dass sich alle aufs Wesentliche konzentrieren.
Danach geht jeder an die Arbeit.
Sollten in diesem kurzen Status-Meeting wichtige oder komplexere Fragestellungen auftauchen, die im Rahmen der 15 Minuten nicht beantwortet werden können, wird das Thema von den zwei bis drei betroffenen Personen im Nachgang geklärt.
Tipp aus der Praxis:
Wir empfehlen euch, das Mini-Meeting immer zur gleichen Tageszeit durchzuführen. So wird es ein fixer Bestandteil eures Tagesablaufs. Auch wenn es am Anfang nach Mehraufwand aussieht, werdet ihr bald feststellen, dass ihr euch durch den kurzen Austausch viel Zeit sparen könnt.
Falls ihr im Team gar nicht den Bedarf habt, euch täglich synchronisieren zu müssen, ist das Weekly ein passendes Format.
Das Weekly - der wöchentliche Austausch.
Im Gegensatz zum Daily findet das Weekly nur einmal die Woche statt. Ziel des Meetings ist es, dass sich das Team einen Überblick über die bereits erledigten sowie die anstehenden Aufgaben machen kann. Dabei werden auch neue Aufgaben verteilt und Hindernisse angesprochen, die die jeweiligen Team-Mitglieder*innen vom Erledigen der Aufgaben abhält.
Unser Vorschlag für eine Weekly-Agenda:
Dauer: 50 Minuten
Agenda:
Check-In
Kurzes Blitzlicht jedes Team-Mitglieds, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden
Priorisierung und Verteilung neuer Aufgaben
Welche Hindernisse gibt im Moment es?
Check-Out
Die Vorteile eines Weekly:
Alle Team-Mitglieder*innen werden effizient und in kurzer Zeit auf den aktuellen Stand der Aufgaben und Ressourcen gebracht.
Die persönliche Planung jedes einzelnen Teammitglieds und die Selbstorganisation des Teams werden gefördert.
Das Verantwortungsgefühl für die Aufgaben wird gesteigert.
Die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams werden aufgrund des häufigen Austausches verbessert.
Das Team kann Engpässe und Probleme direkt angehen und kleine Kurskorrekturen vornehmen.
Alles in Allem fokussiert sich das Team auf die konsequente Verfolgung eines gemeinsamen Ziels (Quelle: https://www.kalaidos-fh.ch/de-CH/Blog/Posts/Archiv/hrl-1154-Weekly-Stand-up-fuer-agile-Teams)
Tipp aus der Praxis:
Probiert das Format einfach für vier Wochen aus und zieht daraus eure eigenen Schlüsse. Auch hier gilt wieder: Es ist nicht alles in Stein gemeißelt. Haltet euch eine gewisse Flexibilität im Team vor, um die Formate an eure Bedürfnisse anzupassen oder zu ändern.
Das Monthly - Die Monatliche Kurskorrektur
Das Monthly findet als Ergänzung zum Weekly oder zum Daily alle vier bis sechs Wochen statt. Der Fokus des Monthly liegt im Vergleich zu den beiden anderen Formaten nicht auf der operativen, sondern auf der strategischen Ebene.
Ziel des Monthlys ist die Weiterentwicklung des Teams und die kontinuierliche, strategische Kursanpassung auf Basis von sich permanent ändernden Rahmenbedingungen.
Es werden dort Entscheidungen getroffen, die der Struktur des Teams oder der Abteilung dienen und nicht die Arbeit selbst betreffen. Beispielsweise können durch Veränderungen neue Aufgaben auf das Team zukommen, die neue Rollen bedingen. Inhalt kann u.a. das Anpassen oder Schaffen neuer Rollen oder Strukturen sein sowie Regeln und richtungsweisende Team-Entscheidungen.
Im Anschluss an ein Monthly eignet sich zum Beispiel noch ganz gut ein Retro-Meeting, um regelmäßig die eigene Zusammenarbeit im Team zu reflektieren und die eigene Feedback- und Lernkultur vorwärts zubringen.