Filtert im Problem-Meeting GEMEINSAM das wichtigste Problem heraus.
Bevor ihr euch an die Lösungsfindung macht, ist es häufig hilfreich, erst einmal das Problem in seine Einzelbestandteile zu zerlegen. Anschließend könnt ihr euch entscheiden, welches Teilproblem am dringlichsten oder wichtigsten ist. Und für genau dieses Teilproblem könnt ihr dann gemeinsam Ideen entwickeln.
Einfache und komplexe Probleme
Für einfache Probleme braucht ihr gar kein Meeting ansetzen. Ein Beispiel: Die Sicherung in der Teeküche fliegt immer wieder heraus. Lösung: Ihr sagt der/dem Hausmeister*in Bescheid oder ruft eine*n Elektriker*in an.
Häufig habt ihr es aber mit komplexeren Problemen und Fragestellungen zu tun:
Wir bekommen zu wenig Bewerbungen rein.
Wir haben zu wenig Reichweite auf Social Media.
Unsere Lieferkette ist instabil.
Die Kommunikation intern lässt zu wünschen übrig.
Hier gibt es keine einfache Lösung, die ihr sofort aus der Hüfte schießen könnt. Das Problem ist vielschichtiger und ihr könntet es aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten und angehen. Dafür gibt es unser Problem-Meeting.
Komplexe Fragestellungen in ihre Einzelbestandteile zerlegen
Häufig hilft es, das Problem in seine Bestandteile zu zerpflücken. Hier bekommt ihr eine Schritt für Schritt Anleitung:
+ jede*r von euch schnappt sich Klebezettel-Block und einen Stift
+ jede*r schreibt für sich alle Teilprobleme auf, die zu dem komplexen Problem führen (4Min jede*r für sich / noch nicht untereinander austauschen!)
+ pro Teilproblem beschriftet ihr einen eigenen Zettel (keine Liste anfertigen)
+ stellt euch anschließend eure Zettel nach einander vor (12 Min / alle zusammen) und platziert sie an der Wand/Stellwand
+ fasst ähnliche Teilprobleme in Kategorien zusammen und gebt den Kategorien Namen
Als Beispiel dient uns hier das Thema:
"Die Kommunikation intern lässt zu wünschen übrig."
Folgende Teilprobleme können zu einer schlechten internen Kommunikation insgesamt führen:
Jedes Teilproblem braucht andere Lösungsansätze
Eine Lösung für das Teilproblem "Zu spätes Informieren der Führungskräfte" schafft leider noch keine Abhilfe für das Teilproblem "Abgesagte Entwicklungsgespräche".
Die Chance ist verschwindend gering, dass es eine einzige Lösung für alle Teilprobleme gibt.
Es ist also sinnvoll, jedes Teilproblem einzeln anzugehen. Und noch sinnvoller ist es, mit dem schwerwiegendsten Problem zu starten. Und erst dann an die nächsten Teilprobleme anzupacken.
Das wichtigste Teilproblem identifizieren
Wenn ihr in der Runde herumfragt, was denn das dringlichste oder wichtigste Teilproblem ist, werdet ihr wahrscheinlich lauter unterschiedliche Antworten bekommen. Das ist völlig normal, weil wir Menschen alle aus einer anderen Perspektive auf das Thema schauen.
Wie könnt ihr euch also einfach darauf einigen, welches Teilproblem ihr als erstes lösen wollt, ohne in eine Endlos-Diskussionsschleife zu geraten?
Demokratie mit Punkten
Eine sehr effektive und dabei fantastisch einfache Methode ist Dot-Mocracy. Das Wort ist eine Zusammensetzung aus dem englischen Dot (Punkt) und Democracy (Demokratie). Ihr stimmt also mit Punkten ab.
Jede*r Meetingteilnehmer*in bekommt drei Klebepunkte. Ihr dürft eure drei Klebepunkte jetzt auf die Teilprobleme verteilen. Offline könnt ihr kleine Klebepunkte (Bürohandel) nutzen oder ihr malt einfach die Punkte mit einem Stift. Online schiebt ihr einfach Punkte (unter "Shapes") auf die digitalen Klebezettel.
Die Klebezettel, die mit einem oder mehr Punkten versehen sind, könnt ihr an eine prominente Stelle im Raum kleben.
Das Teilproblem mit den meisten Punkten wird als erstes beackert. Wichtig: die anderen Teilprobleme gehen nicht verloren. Ihr könnt sie direkt im Anschluss bearbeiten.
Solltet ihr viele Zettel mit jeweils nur einem Punkt haben und die Entscheidung unklar sein, verteilt ihr einfach nochmal 3 Punkte pro Person. Dann wird sich die Spreu schnell vom Weizen trennen.
Das wichtigste Teilproblem ist gewählt und möchte gelöst werden
Ihr habt es geschafft und das Gewinner-Teilproblem wurde auserkoren. Glückwunsch. Im nächsten Blogartikel "Findet GEMEINSAM Lösungen" verraten wir euch, wie ihr dem Teilproblem zu Leibe rücken könnt.
Eure neue Freund*in Dot-Mocracy werdet ihr auch noch einmal treffen. Spoiler-Alarm!
Tipps aus der Praxis:
+ Wirklich jede*r im Raum ist am Prozess beteiligt. Heißt: Jede*r sammelt Teilprobleme und stellt diese vor.
+ Macht euch nicht verrückt mit dem Benennen der Kategorien! Es ist für den weiteren Prozess nicht entscheidend, ob ihr euch alle auf die Kategorien-Namen einigen könnt. Die Kategorien dienen lediglich als Sortierungshilfe, um z.B. Doubletten zu erkennen.
+ Sollte es nach der Dot-Mocracy noch keinen eindeutigen "Gewinner" geben, könnt ihr zwischen gleichstark bepunkteten Zetteln noch einmal mit Punkten entscheiden lassen. Oder ihr nehmt euch erst ein Thema vor und im Nachgang das zweite.