Die Retrospektive: Eure Zusammenarbeit verbessern

Zweck des Meetings:

Bestandsaufnahme und Weiterentwicklung eurer Teamarbeit

Warum eine Retrospektive eine gute Idee ist:

Die Retrospektive ist eines der am meisten unterschätzten Werkzeuge. Dabei ist sie höchst effektiv. In regelmäßigen Abständen blickt ihr auf eure Zusammenarbeit als Team zurück. Eine Retrospektive alle vier Wochen wäre ideal, zu Beginn ist alle drei Monate ein guter Zyklus. Bei dieser Analyse findet ihr heraus, was zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit geführt hat und wo noch Luft nach oben besteht.

In der Retrospektive geht es explizit nicht um eure Arbeitsinhalte. Es dreht sich also nicht ums Was, sondern um das Wie: Wie arbeitet ihr zusammen? Ihr nehmt euch also ganz bewusst für 90 Minuten raus aus dem Tagesgeschäft und nutzt die Zeit nur für euch als Team.

Dauer:

70 bis 90 Minuten

Frequenz:

4-wöchentlich

Teilnehmende:

Das ganze Team

Feste Rolle:

Moderatorin oder Moderator

Ablauf:

1. Check-In (5 Min):
   

   Mit der Check-in-Frage könnt ihr schon zu Beginn für positive Grundstimmung sorgen: ⊲ Worüber hast du dich in den letzten Tagen richtig gefreut?
   

   Die Frage muss nicht auf die Arbeit bezogen sein. Selbstverständlich darf die Antwort auch aus dem privaten Bereich stammen. Wie immer gilt: Der Check-in ist freiwillig, wer nur zuhören will, hört nur zu.
   

2. Vorstellung der Retrospektive-Fragen (3 Min):
   

   Eine einfache und sehr bewährte Methode lautet: Keep-Stop-Start: ⊲ Keep: Was läuft gut in der Zusammenarbeit? Was wollen wir beibehalten?

   ⊲ Stop: Was funktioniert nicht gut? Was bringt Sand ins Getriebe unserer Zusammenarbeit?

   ⊲ Start: Welche Ideen haben wir, um die Zusammenarbeit zu verbessern? Was wollen wir ausprobieren?

   
   

   

3. Punkte sammeln (10 Min)

   
   

   Silent Brainwriting: Alle sammeln erst einmal alleine so viele Punkte wie möglich zu den drei Fragestellungen. Jeder Punkt bekommt einen eigenen Klebezettel. Hier findet noch kein Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen statt. Im Idealfall nutzt ihr drei unterschiedliche Farben für die drei Kategorien Keep–Stop–Start, zum Beispiel Grün für Keep, Gelb für Start und Rot für Stop.

   Solltet ihr keine weiteren Farben zur Auswahl haben, achtet bitte darauf, dass die Zettel bei der anschließenden Vorstellung auch in der richtigen Kategorie landen und die Zuordnung eindeutig ist.
   

4. Gegenseitiges Vorstellen der Ergebnisse reihum (p.P. max. 5 Min)

   
   

   Reihum stellen alle Teammitglieder ihre Erkenntnisse auf den Zetteln vor und kleben sie an die Wand in die richtige Kategorie. Die drei Kategorien wurden von der Moderation im Vorfeld mit größeren oder andersfarbigen Klebezetteln an der Wand platziert. Jede Person stellt alle vorhandenen gesammelten Punkte aller drei Kategorien am Stück vor. Sollte jemand bei einer Kategorie keine Ideen gefunden haben, ist das völlig in Ordnung.
   

   Hier achtet die Moderation darauf, dass die angepeilte Zeit von fünf Minuten nicht überschritten wird. So könnt ihr verhindern, dass das Meeting durch zu ausschweifende Monologe gesprengt wird. Ein Timer im Raum macht die Uhrzeit für alle gut sichtbar. Nach diesem Schritt könnt ihr eine fünfminütige Pause einlegen.
   

5. Herausfiltern der attraktivsten Schritte (10 Min)

   
   

   Dotmocracy: Jedes Teammitglied darf mit seinem Stift fünf Punkte auf den Zetteln verteilen. Als Hilfestellung für die Entscheidung dient folgende Frage:

   Welche Maßnahmen hätten aus meiner Sicht die größte positive Wirkung auf

   unsere Zusammenarbeit?
   

6. Verantwortlichkeiten festlegen (5 Min)

   Die Moderation geht die am meisten bepunkteten Maßnahmen durch und fragt, wer sich darum kümmert. Die Person, die die Verantwortung für den Punkt übernehmen möchte, schreibt ihren Namen auf den Klebezettel, und sie notiert, bis wann sie erste Ergebnisse präsentieren möchte.
   

   Wichtig: Die verantwortliche Person muss die Maßnahme nicht alleine abarbeiten. Selbstverständlich können Teammitglieder bei der Umsetzung helfen. Allerdings sorgt die verantwortliche Person dafür, dass die Idee verwirklicht wird.
   

7. Check-out (5 Min)

   
   

   Hier könnt ihr das Meeting mit einer positiven Blitzlicht-Frage abrunden:
   

   ⊲ Was hat mir an der heutigen Retrospektive besonders gut gefallen?
   

8. Fotoprotokoll erstellen und verschicken

   
   

   Abschließend fertigt die Moderation ein Fotoprotokoll von der Keep–Stop–Start-Übersicht an. Manchmal lohnt es sich, die bepunkteten Zettel noch einmal gesondert aufzuhängen und abzufotografieren, damit wirklich alles gut lesbar ist. Im Anschluss an das Meeting verschickt die Moderatorin oder der Moderator das Protokoll als PDF via E-Mail an alle Teammitglieder.

   
   

   Hier noch eine Alternative zu Keep–Stop–Start:

   I liked–I wished–I learned–What if
   

   Einen etwas anderen Blickwinkel auf eure Zusammenarbeit bieten diese Fragen:
   

   ⊲ I liked: Was hat mir gefallen? Was war für uns hilfreich?

   ⊲ I wished: Was hätte ich mir gewünscht?

   ⊲ I learned: Was ist mir in den letzten Wochen über unsere Zusammenarbeit klar geworden?

   ⊲ What if: Was wäre, wenn wir … einmal ausprobieren würden?

Charakter der Retrospektive:

Die Retrospektive ist ein Meeting nur für euch als Team. Sie bietet einen geschützten Rahmen, um Dinge anzusprechen, die aus eurer Sicht nicht optimal laufen. Aufkeimende Konflikte können so häufig verhindert werden, weil das Thema Luft und Raum bekommt.

Außerdem schaut ihr gemeinsam zurück auf bereits Erreichtes. Im Alltag liegt der Fokus häufig auf den Dingen, die noch nicht gut laufen. Das gemeinsame Beleuchten von Erfolgen schweißt die Teammitglieder zusammen. Ebenfalls gut für euer Wir-Gefühl: Ihr versteht, wie eure Kolleginnen und Kollegen ticken und was ihnen wichtig ist. Und ihr erarbeitet gemeinsam Lösungen, die eure Teamkultur stärken. Die Retrospektive ist deshalb ein Termin, auf den ihr euch jedes Mal freuen könnt.

Tipps aus der Praxis:

Legt den Termin so, dass alle Teammitglieder eine Möglichkeit haben, bei der Retrospektive dabei zu sein. Verteidigt diesen Termin! Er sollte euch als Team so wichtig sein, dass auch ein Kunden-Termin ihn nicht verdrängen darf. Nach der Retrospektive werdet ihr deutlich effektiver zusammenarbeiten. So profitiert auch eure Kundschaft von eurer Retrospektive.

Gönnt euch gerade zu Beginn lieber etwas mehr Zeit für das Retrospektive-Meeting. Wir empfehlen 90 Minuten. Ihr werdet feststellen, dass ihr nach ein paar Retrospektive-Runden schneller und effizienter werdet. Der Ablauf wird sich vertraut anfühlen. Außerdem setzt noch ein zusätzlicher Effekt ein: Zwischen den Retrospektiven fällt euch bewusst auf, was gut funktioniert oder noch verbesserungswürdig ist. So könnt ihr die Zettel schneller ausfüllen.

Ihr dürft auch gerne mal euer Retrospektive-Format wechseln, damit keine Langeweile entsteht. Im Internet findet ihr viele verschiedene Formate (sogenannte Retro-Templates). Solltet ihr die Retrospektive online durchführen, findet ihr bei den Whiteboard-Anbietern ebenfalls eine große Auswahl an Templates.

Seid offen und ehrlich zueinander. Hier geht es nicht um die Suche nach Sündenböcken oder Schuldzuweisungen, sondern darum, Ideen zu entwickeln, die euch als Team noch besser machen.

Im Idealfall lasst ihr die Retrospektive von einer Person moderieren, die nicht zum Team gehört. Die Moderation ist damit neutral und nicht emotional mit den Themen verbunden. Die Neutralität hilft ihr, die Retrospektive geradlinig zu dirigieren – ohne sich inhaltlich oder emotional ablenken zu lassen.

Wichtig: In der Retrospektive gilt das „Las Vegas“-Prinzip: Was in der Retro­ spektive passiert, bleibt auch in der Retrospektive. Es ist euer geschützter Raum.

Die Moderation hat auch die Aufgabe, Redebeiträge abzubrechen, wenn die Zeitvorgabe überschritten ist. Das ist als Teammitglied manchmal eine eher undankbare Aufgabe, vor allem dann, wenn die Chefin oder der Chef zu lange spricht. Die Retrospektive ist ein Geschenk für das Team. Deshalb zählt sie zu unseren absoluten Lieblingsformaten. Wenn ihr euch bei eurer ersten oder nächsten Retrospektive neutrale Unterstützung von außen wünscht, kontaktiert uns gerne: bastian@neuemeetingkultur.de