Bastian Weickert
- 4 Min. Lesezeit

Meeting-Typ 5: Die Retrospektive

Das Retrospektive ist das Meeting, das eure Zusammenarbeit einfach besser macht

Für die kontinuierliche Verbesserung eurer Zusammenarbeit empfehlen wir euch, in regelmäßigen Abständen ein zusätzliches Meeting abzuhalten. Wirklich? Ein zusätzliches Meeting, in dem es nur Zusammenarbeit geht?

Ja, das ist unser Ernst. Unser wichtigster Hæck heißt zwar „Sagt euer Meeting ab.“, aber manchmal lohnt sich ein zusätzliches Meeting. Und zwar dann, wenn es um eure Zusammenarbeit geht. Nicht um Inhalte. Sondern um euer WIE: Wie arbeitet ihr zusammen? Und genau das besprecht ihr in der Retro.

Die Retro ist aus unserer Sicht eines der unterschätztesten oder oft belächelten Werkzeuge. Aber sie wirkt. Und wie!

Wie arbeitet ihr als Team zusammen? Wie läuft eure Zusammenarbeit ab?

In regelmäßigen Abständen blickt ihr auf eure Zusammenarbeit als Team zurück und fragt euch, wie gut ihr in den letzten Wochen zusammengearbeitet habt. Bei diesem Rückblick macht ihr mehr oder weniger eine Art Bestandsaufnahme , was zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit geführt hat und wo ihr noch Verbesserungspotential habt.

Die Retrospektive ist am effektivsten, wenn ihr sie in regelmäßigen Abständen durchführt. Alle vier Wochen ist gerade zu Beginn ein ganz guter Zyklus. Solltet ihr nach 2 bis 3 Retros feststellen, dass ihr euch öfter oder weniger oft treffen solltet, dann könnt ihr das Thema "Abstände zwischen den Retros" ja bei der Retro direkt mit aufnehmen.

Denkt bitte dran, den Termin so zu legen, dass alle Teammitglieder eine Chance haben dran teilzunehmen. Und verteidigt diesen Termin. Er sollte euch als Team so wichtig sein, dass auch ein Kund*innen-Termin ihn nicht verdrängen darf. Wenn ihr nach der Retro effektiver und/oder effizienter zusammenarbeitet, profitiert auch eure Kundschaft davon.

Die Dauer einer Retrospektive

Nehmt euch gerade zu Beginn lieber etwas mehr Zeit für die Retro. Wir empfehlen ganze 90 Minuten (auch wenn wir eher kurze Formate empfehlen). Und 90 Minuten fürs Team sollten ja hoffentlich alle vier bis sechs Wochen in eurem Kalender auffindbar sein. Es lohnt sich.

Außerdem werdet ihr feststellen, dass ihr schneller und effizienter werdet, wenn ihr die Retro ein paar Mal durchgeführt habt. Der Ablauf ist euch bekannt und es stellt sich zusätzlich ein weiterer Effekt ein: Zwischen zwei Retros fallen euch bewusst Dinge auf, die gut funktionieren oder noch verbesserungswürdig sind.

Verschiedene Ideen/Templates für eine Team Retrospektive

Wir haben die gängigsten Ideen für Retros für euch gesammelt. Ihr werdet feststellen, dass es wirklich einfach ist, ein Retro-Meeting durchzuführen.

Start-Stop-Keep

Eine sehr einfach umsetzbare Form ist die Start-Stop-Keep Methode (auch bekannt unter Start-Stop-Continue). Diese Fragen stehen im Mittelpunkt:

Start: Was sollten wir bis zur nächsten Retro ausprobieren, um besser miteinander zu arbeiten?

Stop: Was hat uns geschadet? Was war ineffektiv/ineffizient? Was sollten wir weglassen?

Keep: Was wollen wir beibehalten, weil es sehr nützlich für unsere Zusammenarbeit war?

Die Stern-Retro / Seestern-Retro

Zusätzlich zu Start-Stop-Keep kommen noch zwei zusätzliche Fragestellung dazu:

More: Wovon wollen wir mehr, weil es uns in den letzten Meetings geholfen hat?

Less: Was wollen wir ein bisschen zurückschrauben?

Die fünf Begriffe Start-Stop-Keep-More-Less werden sternförmig und gut sichtbar im Raum aufgehängt.

I liked - I wished - I learned - what if

Ein etwas anderen Blickwinkel bietet euch diese Vorlage/Template

I liked: Was hat mir gefallen? Was war für uns hilfreich?

I wished: Was hätte ich mir gewünscht? Was wünsche ich mir für unsere zukünftigen Meetings?

I learned: Was habe ich aus den Meeting-Erfahrungen der letzten 4 Wochen gelernt?

What if: Was wäre, wenn wir … einmal ausprobieren? (neue Ideen für Meetings)

Retro Vorlagen (Templates) auf Online-Whiteboards

Die drei großen Online-Whiteboard Anbieter MURAL, Miro und Copnceptboard stellen euch schon vorgefertigte Retrospektiven zur Verfügung. Mit einem Klick habt ihr dann schon eure Retro vorbereitet. Hier ein paar Beispiele:

Das darf bei keiner Retro fehlen: Wer macht was bis wann?

Eine Retro ohne klare nächste Schritte und Zuständigkeiten ist für die Katz. Wenn ihr nicht festlegt, wer was bis wann umsetzt, bleibt es häufig bei dem frommen Wunsch. Und die Umsetzung bleibt aus. Egal, welche Retro-Vorlage ihr ausprobiert, notiert euch unbedingt immer:

Wer setzt welchen Punkt um?

Bis wann werdet ihr den Punkt erledigt haben?

Am besten schreibt ihr den Namen und das Datum direkt auf den Klebezettel mit der Idee, die ihr umsetzen wollt. Dann fotografiert ihr die Zettel ab und stellt sie den Kolleg*innen als Fotoprotokoll im Nachgang der Retro zur Verfügung.

Wie schaut der idealtypische Verlauf einer Retro aus?

Hier eine kurze Agenda für eure nächste Retro:

1. Ankommen/Begrüßung

2. Check-In (zum Hæck)

3. Vorstellung der Retro-Vorlage (siehe oben)

4. Jede*r füllt für sich die eigenen Klebezettel aus (noch kein Austausch untereinander)

5. Gegenseitiges Vorstellen der Ergebnisse reihum (pro Person max. 5 Min)

6. Entscheidung, was umgesetzt werden soll (z.B. durch Dotmocracy, zum Hæck)

7. Zuständigkeiten festlegen (Wer? Was? Bis wann?)

8. Check-Out (zum Hæck)

Tipps aus der Praxis:

Ihr könnt die Retro-Vorlagen auch mal wechseln. Startet doch einfach mit Keep-Start-Stop und probiert sie ein paar Mal aus, bis sie euch in Fleisch und Blut übergangen ist. Dann könnt ihr ja die Stern-Retro Fragen ergänzen oder vielleicht sogar ein ganz anderes Template nutzen. Das bringt frischen Wind in eure Retros.
Seid offen und ehrlich zueinander. Verzichtet aber bitte vollständig auf gegenseitige Schuldzuweisungen. Der Blick ist nach vorne gerichtet. Retrospektiven sollen nicht der Vergangenheitsbewältigung dienen. Auf diese Weise können ihr und eure Teilnehmer*innen dazulernen und euch ständig weiter verbessern. Außerdem gilt in der Retro das Vegas-Prinzip: What Happens in Vegas, stays in Vegas. Die Retro ist ein geschützter Raum. Psychologische Sicherheit muss gewährleistet sein. Nur dann kann auch gewährleistet werden, dass sie die Team-Mitglieder öffnen und Dinge konkret ansprechen, die verbesserungswürdig sind - ohne negative Konsequenzen durch die Führungskräften fürchten zu müssen.
Es hat sich zudem als sehr nützlich erwiesen, die Retrospektive von einer neutralen, unabhängigen Person moderieren zu lassen. Dies führt in der Regel zu sehr konstruktiven Ergebnissen. Dokumentiert eure Ergebnisse und stellt sicher, dass die festgelegten Aktivitäten auch beim nächsten Meeting umgesetzt werden.

Begleitete Retrospektive

Die Retrospektive ist eines der wichtigsten Werkzeuge für eure Zusammenarbeit.

Holt euch für eure erste Retro einen Profi ins Haus.

In der begleiteten Retrospektive führt euch ein*e erfahrene*r Meeting-Moderator*in durch die Agenda, gibt euch Tipps für die Durchführung und weist euch auf Stolpersteine hin.

Danach wisst ihr, wie ihr eure Zusammenarbeit verbessert, sondern könnt auch locker selbst eure nächsten Retros durchführen.

Hier geht’s zur Buchung.