Hæck: Verschickt eine aussagekräftige Einladung.

Mit eurer Einladungsmail legt ihr die Grundlage für ein erfolgreiches Meeting. Sie versorgt die Teilnehmenden mit den wichtigsten Infos. Und sie hilft euch, euch selbst zu schärfen: Was wollen wir alles ins Meeting packen und wen laden wir ein?

Die absoluten Basics für effiziente Meetings

Folgende Infos müssen auf jeden Fall in eurer Einladung zu finden sein. Es kann gut sein, dass ihr zusätzliche interne Infos (wie z.B. Kostenstelle) mit aufnehmen müsst.

Hier also die Basics:

+ Ziel und die Agenda des Meetings.

+ Datum inkl. Start-und Endzeit des Online-Meetings

+ Ort (offline / online)

+ Einwahllink für Video-Konferenz-Tool

+ Telefonnummer zur Einwahl, falls jemand nicht am Rechner teilnehmen kann

+ Alle Dokumente, die im Vorfeld gesichtet werden sollen bzw. der Link zu den Dokumenten

+ Telefonnummer der*s Co-Moderator*in

+ evtl. Liste der Teilnehmenden

Mögliche Erweiterungen:

+ ggf. Link für Online-Whiteboard(s)

+ ggf. Hinweis auf Technik-Check und Einwahldaten

+ ggf. Hinweis auf zu erledigende Aufgaben

+ Hinweis, dass die Teilnehmenden ca. 5 Min vor Beginn ins Meeting eintreten sollen

Tipp aus der Praxis:

Hier findet ihr unsere Muster-Einladung, die sich immer wieder bewährt hat:

Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Vorbereitungen für unser Meeting am Donnerstag, den 05.03. laufen auf Hochtouren.

• Ziel des Termins: XXX

• Darum seid ihr dabei: XXX

• Was ist das erwartete Ergebnis des Meetings:
  

  • Was ist nach dem Meeting anders als vor dem Meetings? XXX

  • Was halten wir am Ende des Meetings in den Händen? XXX

  • Was haben wir am Ende des Meetings zusammen erreicht? XXX

    
    

• Was ich als Einladender zum Meeting mitbringe bzw. vorbereite: XXX

• Was ihr bitte bis zum Meeting erledigt / zum Meeting mitbringt: XXX

Wir starten um 14:10 Uhr und werden das Meeting voraussichtlich um 14:45 Uhr beenden. Bitte kommt idealerweise 5 Minuten vor Meetingbeginn in den digitalen Meeting-Raum, um eventuelle technische Probleme gemeinsam zu lösen.

Hier der Link zur Einwahl: https//:linklinklinklink

Hier die Telefonnummer, falls sich jemand nicht über den Rechner einloggen kann:

+49 941 777 888 999

Ziel des Meetings ist es, gemeinsam Ideen für das Produkt XY zu generieren und die besten auszuwählen.

Wir haben bereits eine kurze Agenda zusammengestellt:

• 14:10 Check-In und Ankommen

• 14:15 Kurzes Update zum Stand der Produktentwicklung XY

• 14:20 Ideen generieren

• 14:35 Auswahl der erfolgversprechendsten Ideen

• 14:40 Konkrete nächste Schritte

• 14:45 Kurze Feedbackrunde

• 14:50 Ende
  

Die Co-Moderation übernimmt diesmal Silke. Bei schwerwiegenden technischen Problemen, erreicht ihr sie telefonisch unter: +49 941 777 888 921

Neben unserem Produktteam wird auch noch Paul Zimmermann aus der F&E teilnehmen.

Wer noch nicht mit unserem neuen Online-Whiteboard gearbeitet hat oder sich noch unsicher fühlt, ist herzlich eingeladen, am kleinen Technik-Check am 04.03. um 17:00 Uhr teilzunehmen. Wir werden innerhalb von 15 Minuten die wichtigsten Werkzeuge des Whiteboards vorstellen. Hier ist der Link zum Technik-Check: 

https//:linklinklinklink

Wir freuen uns auf die gemeinsame Session.

Und falls ihr noch Fragen habt, immer gern.

Viele Grüße

XXXXXX

Selbstverständlich könnt ihr euch die Einladung einfach von hier kopieren, sie abändern und bei euch als Vorlage abspeichern. Wir haben euch die Bausteine für eine gute Meeting-Einladung als pdf zusammengefasst. Ihr könnt sie euch hier downloaden:

NMK_Vorlage_Die perfekte Meeting-Einladung.pdf

PDF herunterladen • 30KB

Schreibt uns gerne, wenn sie für euch hilfreich war.