Hæck: Verschickt eine aussagekräftige Einladung.
Mit eurer Einladungsmail legt ihr die Grundlage für ein erfolgreiches Meeting. Sie versorgt die Teilnehmenden mit den wichtigsten Infos. Und sie hilft euch, euch selbst zu schärfen: Was wollen wir alles ins Meeting packen und wen laden wir ein?
Die absoluten Basics für effiziente Meetings
Folgende Infos müssen auf jeden Fall in eurer Einladung zu finden sein. Es kann gut sein, dass ihr zusätzliche interne Infos (wie z.B. Kostenstelle) mit aufnehmen müsst.
Hier also die Basics:
+ Ziel und die Agenda des Meetings.
+ Datum inkl. Start-und Endzeit des Online-Meetings
+ Ort (offline / online)
+ Einwahllink für Video-Konferenz-Tool
+ Telefonnummer zur Einwahl, falls jemand nicht am Rechner teilnehmen kann
+ Alle Dokumente, die im Vorfeld gesichtet werden sollen bzw. der Link zu den Dokumenten
+ Telefonnummer der*s Co-Moderator*in
+ evtl. Liste der Teilnehmenden
Mögliche Erweiterungen:
+ ggf. Link für Online-Whiteboard(s)
+ ggf. Hinweis auf Technik-Check und Einwahldaten
+ ggf. Hinweis auf zu erledigende Aufgaben
+ Hinweis, dass die Teilnehmenden ca. 5 Min vor Beginn ins Meeting eintreten sollen
Tipp aus der Praxis:
Hier findet ihr unsere Muster-Einladung, die sich immer wieder bewährt hat:
Hallo liebe Kolleg*innen,
die Vorbereitungen für unser Meeting am Donnerstag, 05.03. laufen auf Hochtouren.
Wir starten um 14:00 Uhr und werden gegen 14:45 Uhr das Meeting beenden. Im Idealfall kommt ihr bereits 5 Minuten vorher in den digitalen Meeting-Raum, sodass wir gemeinsame eventuell auftretende Technik-Probleme gemeinsam lösen können.
Hier der Link zur Einwahl: https//:linklinklinklink
Und hier die Telefonnummer, falls jemand sich nicht über den Rechner einloggen kann:
+49 941 777 888 999
Ziel des Meetings ist es, gemeinsam Ideen für Produkt XY zu generieren und die besten auszuwählen.
Ein kleine Agenda haben wir auch schon zusammengestellt:
13:55 Technik-Check
14:00 Check-In und Ankommen
14:05 Kurzes Update: Stand der Produktentwicklung XY
14:10 Ideen generieren
14:25 Auswahl der erfolgsversprechendsten Ideen
14:35 Konkrete nächste Schritte
14:40 Kurze Feedbackrunde
14:45 Ende
Die Co-Moderation wird diesmal Silke übernehmen: Solltet ihr schwerwiegende technische Probleme haben, könnt ihr sie unter folgender Telefonnummer erreichen: +49 941 777 888 921
Neben unserem Produktteam wird auch noch Paul Zimmermann aus der F&E mit dabei sein.
Wer noch nicht mit unserem neuen Online-Whiteboard gearbeitet hat oder sich noch nicht sicher fühlt, ist herzlich eingeladen, am kleinen Technik-Check am 04.03. um 17:00 Uhr teilzunehmen. Wir werden innerhalb einer Viertelstunde die wichtigsten Werkzeuge des Whiteboards vorstellen. Hier der Link zum Technik-Check:
https//:linklinklinklink
Wir freuen uns schon sehr auf unsere Session.
Und rührt euch gerne, wenn ihr noch Fragen habt.
Viele Grüße
Bastian
Selbstverständlich könnt ihr euch die Einladung einfach von hier kopieren, sie abändern und bei euch als Vorlage abspeichern. Schreibt uns gerne, wenn sie für euch hilfreich war.