Zeit ist in (Online-) Meetings gefühlt immer ein knappes Gut. Die Teilnehmer*innen können schon im Vorfeld Aufgaben als Vorbereitung auf das Meeting erledigen. Im Meeting würden diese Aufgaben einfach zu viel eurer wertvollen Zeit kosten.
Durch Auslagerung Meetings effizienter gestalten
Ihr könnt die Teilnehmer*innen im Vorfeld zum Meeting bitten, ein paar Aufgaben zu erledigen. Immer mit dem Ziel, dass ihr den größtmöglichen Output in eurem Meeting habt. Erklärt euren Kolleg*innen auch den Beweggrund. Dann gehen sie motivierter ans Werk.
Hier ein paar Aufgaben, die ihr auslagern könnt:
+ Fragen sammeln, die die Teilnehmer*innen zu einem bestimmten Thema umtreiben
+ Ideen generieren und sammeln
+ Informationen einholen / Recherche betreiben
+ Info-Material heraussuchen, das bestimmte Sachverhalte anschaulich darstellt (Zeichnungen, 3D-Darstellungen, Videos...zum Teilen während des Meetings)
Alle gesammelten Infos können auf dem Online-Whiteboard digital abgelegt werden. Dann habt ihr alles an einem Ort und du kannst im Meeting deinen Bildschirm mit den anderen teilen. So seid ihr alle auf dem gleichen Wissensstand.
Tipp aus der Praxis:
Nennt die ausgelagerten Aufgaben bitte nicht "Hausaufgaben". Niemand hat gute Erinnerung an Hausaufgaben in der Schule. Das Wort hat also motivationskillenden Charakter.
Nehmt euch beim ersten mal Ausprobieren kurz Zeit und erklärt euren Kolleg*innen, warum die Auslagerung gut für alle Anwesenden sein wird. Spätestens, wenn sie den Effekt einmal selbst erlebt haben, braucht es von eurer Seite keine Überzeugungsarbeit mehr.
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