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  • AutorenbildSebastian Wittmann

Teammeetings effizient gestalten


Egal, ob ihr euer Team Meeting online oder offline plant. Ein paar Dinge gilt es zu beachten, um das Meeting effizienter und effektiver zu gestalten.








Effiziente Meetings - effektive Meetings


Der Unterschied zwischen effizienten und effektiven Meetings ist folgender:

In effizienten Meetings habt ihr in kürzerer Zeit mehr Output (Effizienz). Das heißt aber noch nicht unbedingt, dass ihr ein besseres Meeting erlebt habt. Es könnte nämlich sein, dass ihr euch z.B. gar nicht um die richtigen Inhalte gekümmert habt oder das Meeting völlig unnötig gewesen wäre.


In einem effektiven Meeting kümmert ihr euch um die wichtigsten Aspekte und sucht euch auch die richtigen Tools aus, um gemeinsam etwas zu erreichen. Ihr betrachtet euch also vorher, ob das Meeting sinnvoll ist und wie ihr es am besten strukturiert. Das ist zwar am Anfang mehr Arbeit, aber: Effektivität schlägt Effizienz um Längen.

Ein effektives Meeting ist ein erfolgreiches Meeting

Die Entscheidung, ob ein Meeting erfolgreich ist, trefft ihr schon weit bevor das Meeting stattfindet.

Und zwar dann, wenn ihr euch überlegt, ob es das Meeting überhaupt braucht. Dient das Meeting nämlich nur der reinen Informationsweitergabe, könnt ihr auch darauf verzichten. Mehr dazu lest ihr in unserem Hæck hier.

Ein Meeting in diesem Fall abzusagen, wäre effektiv und effizient. Ihr hattet das große Ganze im Blick (Effektivität) und wir habt Zeit und Kosten gespart (Effizienz pur).

Die Effektivität könnt ihr erhöhen, wenn ihr euch von Anfang an die Frage stellt, WARUM ihr das Meeting überhaupt braucht.


Was ist das Ziel des Zusammenkommens?

Was wollen wir zusammen erreichen?

Was soll nach dem Meeting anders sein als vorher?


Seid ihr euch über das Warum des Meetings im Klaren, zahlt das automatisch auf die Effektivität ein. Denn ihr habt einen guten Grund, die Zeit eurer Kolleg*innen in Anspruch zu nehmen.

Welche guten Gründe es für ein Meeting gibt, erfahrt ihr in diesem Hæck.

Jetzt ist es an der Zeit, das Meeting effizient zu gestalten


Ihr seid euch also sicher, dass das Meeting nötig ist und ihr wisst, was das Ziel des Zusammenkommens ist. Jetzt könnt ihr euch überlegen, wie ihr das Meeting effizienter gestaltet:


Wie können wir mehr Output generieren?

Wie können wir Zeit sparen?

Wie kommen wir schneller an unser Meetingziel?

Diese Meeting-Hæcks (Meeting Regeln) sparen euch Zeit, Geld und Nerven


Für euer nächstes Team Meeting haben wir ein paar Ideen, um es effizienter zu machen:


Wählt eine*n Moderatorin

Die/der Moderator*in sorgt dafür, dass ihr alle beim Thema bleibt und behält auch die Uhrzeit im Blick. Sie hat also ständig das Ziel und die angesetzte Zeit im Blick. Und sie darf euch auch im übertragenen Sinne in den Hintern treten, wenn ihr abschweift oder euch in die Diskussionen verliert. Mehr dazu erfahrt ihr in diesem Hæck.


Kürzt eure Meetings

In den allermeisten Fällen werden Meetings für eine halbe oder ganze Stunde angesetzt. Setzt kürzere Zeiträume an. Ihr werdet feststellen, dass ihr es auch in 20 oder 40 Minuten schafft. (Hæck) Behaltet dabei immer die Uhr im Blick (Hæck), sodass ihr die vorgegebene Zeit nicht sprengt.


Verschickt Informationen im Vorfeld

Ihr könnte wichtige und/oder zeitraubende Informationen schon vor dem Meeting an die Teilnehmer*innen verschicken. So kann sich jeder in die Materie einlesen und alle sind auf dem gleichen Wissenstand. Diese Einlesezeit spart ihr euch dann im Meeting. Und auch die anstehende Entscheidung kann schneller getroffen werden, weil die gleiche Wissensbasis vorhanden ist. (Hæck)


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