Ein Template für richtig gute Meetings.
Gut vorbereitete Meetings sind die Voraussetzung und die halbe Miete für ein produktives Miteinander und gute Ergebnisse. Dafür haben wir euch eine einfache, aber wirkungsvolle Meeting-Canvas erstellt.
Die Meeting-Canvas als einfaches Tool für effektive Meetings
Die Canvas ist ein Tool, das dich Inhalte mit einer einfachen Art übersichtlich strukturieren und visualisieren lässt. Der Begriff Canvas kommt aus dem Englischen und bedeutet soviel wie "Leinwand". Die meist verbreitete und wohl bekannteste Canvas ist die Business Model Canvas. Ein Tool, das dich sehr schnell auf einem Blatt Geschäftsmodelle modellieren und analysieren lässt.
Mit unserer speziell für Meetings entworfenen Ein-Blatt-Methode bieten wir dir ein einfaches, aber effektives Tool, mit dem du zukünftig deine (Online-) Meetings vorbereiten und strukturieren kannst. Du kannst die Canvas entweder ausdrucken und physisch in den Meetingraum hängen. Oder du kopierst dir die Vorlage ganz einfach in dein Online-Whiteboard.
Effektive Meetings sind gut vorbereitet
Die einzelnen Felder auf unserer Meeting-Canvas funktionieren wie eine einfache Checkliste, die du zukünftig immer zur Vorbereitung und auch zur Durchführung deiner Meetings nutzen kannst. Wir stellen dir hier die einzelnen Felder in Kürze vor und geben dir Fragestellungen mit an die Hand, die dir bei der Vorbereitung und Strukturierung deines Meetings helfen.
1. Moderation:
Mache dir im Vorfeld bereits Gedanken, wer das Meeting moderiert (Hæck: Bestimmt eine*n Moderator*in). Spätestens zu Beginn des Meetings sollte spätestens klar sein, wer die Moderation inne hat. Eine Doppelrolle als "Moderator*in" und "Entscheider*in" lehnen wir grundsätzlich ab.
2. Ziel des Meetings:
Viele Meetings scheitern schon bevor sie begonnen haben. Weil sich niemand vorher Gedanken gemacht hat, WARUM dieses Meeting überhaupt angesetzt wird.
Ihr solltet euch also vor der Einladung zu aller erst über den Zweck eures Meetings klar werden (Hæck: Klärt das WARUM eures Meetings). Folgende Fragestellungen können dir dabei helfen:
Was ist das Ziel des Meetings?
Was ist Sinn und Zweck des Meetings?
Warum treffen wir uns?
Was ist nach dem Meeting anders als vorher?
Was halten wir nach dem Meeting in den Händen?
Wenn ihr das Meeting zur reinen Informationsweitergabe ansetzt, sagt es wieder ab. (Hæck: Sagt euer Meeting ab )
3. Teilnehmer
Macht euch im Vorfeld klar, wen ihr zum Meeting benötigt. Und wen nicht. Ladet nur die richtigen Leute ein (Hæck: Ladet nur die richtigen Leute ein), die euch auch zur Erreichung eures Meeting-Ziels behilflich sein können. Alle anderen könnt ihr im Nachgang über die Ergebnisse informieren.
Wer sind die richtigen Teilnehmer*innen?
Wen muss ich einladen, um das Ziel des Meetings zu erreichen?
4. Agenda
Jedes gute Meeting hat eine Agenda (Hæck: Setzt kein Meeting oder Agenda an). Hier ist der Platz dafür. Mache dir Gedanken, welche Themen du im Meeting ansprechen oder bearbeiten möchtest und wie viel Zeit du dafür benötigst. Da ein gutes Meeting mit einem Check-In (siehe Hæck: ) beginnt und mit einem Check-Out (siehe Hæck: ) beendet wird, sind die beiden Hæcks bereits als feste Agenda-Punkte auf der Canvas vorhanden. So stellst du sicher, dass du die beiden Rituale in deinem Meeting nicht vergisst. Wenn die Agenda steht, stelle Sie auch deinen eingeladenen Kolleg*innen zur Verfügung. Somit ist die Erwartungshaltung in jedem Fall klar und jede*r weiß, was sie zum Meeting mitbringen müssen.
5. Themenparkplatz
Damit ihr in euren Meetings auch immer den Fokus wahrt, haben wir einen Themenparkplatz (siehe auch Hæck: Baut einen Ideenparkplatz) mit drauf gepackt. Hier werden alle Themen während des Meetings ausgelagert, die nichts mit dem Ziel des Meetings gemein haben. Der Parkplatz hilft euch, dass dennoch vermeintlich wichtige Themen nicht verloren gehen. Wenn ein solches Thema während des Meetings auftaucht, wird dieses auf ein Post-it geschrieben und dort zwischengeparkt.
6. Konkrete nächste Schritte:
Mit diesem Feld stellt ihr sicher, dass aus einem guten ein sehr gutes Meeting wird. Denn ihr haltet konkret nach, wie es weiter geht (siehe auch Hæck: Haltet fest, was wichtig ist). Hier helfen euch die 4W-Fragen: WER macht WAS mit WEM bis WANN. Das Feld ist zugleich auch euer Protokoll des Meetings. Wenig Aufwand, großer Nutzen.
So kann eine ausgefüllte Canvas aussehen:
Tipp aus der Praxis:
Versendet im Nachgang (entweder als pdf, als Screenshot oder als Foto) die ausgefüllte Canvas an alle, die über das Meeting und die Ergebnisse daraus im Nachgang Bescheid wissen müssen. Dann habt ihr die Canvas auch gleich als Protokoll genutzt und müsst nicht zusätzliche Zeit zur Erstellung eines weiteren Dokuments aufwenden.
Wir stellen euch unsere Canvas kostenlos zur Verfügung. Denn es kann nicht genug gute Meetings in der heutigen Arbeitswelt geben. Dafür müsst ihr uns eines versprechen: Gebt die Canvas mindestens drei weiteren Kolleg*innen von euch an die Hand.